urgent更改班機交貨的婉轉說法 - 國貿工作討論

※ 引述《neqffnt (給我好運plz)》之銘言：
: 我朋友是菜鳥貿易人員，遇到了問題，麻煩熱心的板友幫忙一下。
: 謝謝 ^^
: ==========================================================
: 明天就是交期了.. 但是公司還是搞不出來...
: 要跟她延班機..
: 以下我自己大概擬的草稿, 但可是還不夠.. 需要你們的幫忙
: The quantities I gave you last night may change before delivery.
: ( 要說出貨前數量可能還會在變動)
: Our prodution is not able to provide me the exact quantity.
: (因為我們生產部到目前還是不能給我正確的數量)
: (以下就是重點,但是我不太確定應該要先提出哪一點, word order)
: 1. Due to there are more flights by air freight, so is it possible we change
: the flight on Monday.
: (因為飛往美國的班機每天都有,那他們是不是可以接受我們把班機改道禮拜一,
: 如此一來,空海運的所有的數量,都能達到.)

說說我司的做法讓你參考，不同公司因文化不同做法會不同，不知你適不適用

基本上，我們比較傾向整批貨一起出（不改變數量）
(1) 若還沒跟客人報過出貨班機日期，只是訂單交期到了，就直接告訴客人那些貨
安排搭星期一的班機，請客人確認

Dear XXX,

Re:....(貨物的資料，如Invoice NO，數量，箱數，材積之類的）~ship by AIR
Form XXX to XXX (從哪裡出及出到哪裡）
（The details as attached.若有需要給客人訂單明細，就附件）

Pls see flight schedule below,pls kindly help to check and advise if approve.
Filght date:JUN XX 2008
ETA (那個機場）：JUN XX 2008

（2）若已經跟客人報過出貨班機日期且客人也確認了，就報新的班機日期給客人確認
看客人怎麼反應再說，若客人直接同意新的出貨日就不用講那麼多了
若客人不同意且問為什麼，再寫理由給客人，這時就要該怎麼跟客人說貨物
尚未完成，一般我們會盡量想好一些的理由，再看客人要怎麼出

URGENTLY! URGENTLY! URGENTLY!(用紅色的、字體大一些）

Dear XXX,

Re:....(貨物的資料，如Invoice NO，數量，箱數，材積之類的）~ship by AIR
Form XXX to XXX (從哪裡出及出到哪裡）
（The details as attached.若有需要給客人訂單明細，就附件）

The flight schedule change as below,pls kindly help to check and advise
if approve asap.
Filght date:JUN XX 2008
ETA (那個機場）：JUN XX 2008

或
The flighe date extend to JUN XXX 2008 and ETA on JUN XXX 2008,pls kindly
help to check if approve asap.


: 2. Otherwise, we send you both on time. However, the container would not
: fill out.
: (第二個情況是,海運可以如期, 但20呎可能不能滿櫃.或是the shipment move to
: next closely day.)

Re:...(貨物的資料，如Invoice NO，數量，箱數，材積之類的）～ship by sea
From XXX to XXX (從哪裡出及出到哪裡）
（The details as attached.若有需要給客人訂單明細，就附件）

The goods can deliver on time，the shipment schedule as below:
ETD:XXXXX
ETA:XXXXX

Pls help to check and confirm if we can arrange 1X20"GP for XXCBM with above
shipment schedule.
我們都直接問客人是否同意這樣的材積數排一個20櫃，看客人怎麼反應再說

不知有無誤解你的問題，以上，供你參考

: 還有,我應該要說 這樣趕貨的情況下(但還蠻常發生的),有時候QC是不太能控制好的.
: 應該要怎樣才能說的比較婉轉?
: It's really tough for me. This is my first time to deal with this
: so I want to make sure I can respond politely.
: Thanks so so so much for your helping!!!!!!!!!!!!!!!!

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