事務組長一些心得分享 - 公職

最近看到板上討論有關事務組長的業務內容，最近才從台北市國小的事務組長畢業，跟大
家分享一下工作內容。
事務組長的工作真的頗雜的，因為單位人少，所以很多事情都要包，以下工作稍微敘述一
下

一、物品採購:
1.文具、冷氣、除濕機、吸塵器、電腦、伺服器等等都會經手。
2.事務的業務就是跟請購單位詢問規格或是需求，有些單位有自己的想法，會把廠牌、規
格找好，有些就直接請購單上寫"冷氣一台"，這時候就要另外去傷腦筋了。
3.其實不太可能所有的東西由事務去採買、自行訪價，學校大多有配合的五金行或是文具
供應商，可事先請這些廠商報價。如果沒有頭緒，可以從過去的請購單，或是舊的名片詢
問。

二、辦公廳舍、教室興建與修繕工程
很多人最擔心的是這塊工程採購，工程採購涉及許多的採購及建築法規，其實花點時間搞
懂就不是很大的問題。
尤其以學校每年的工程項目，不外乎就是外牆拉皮、辦公室圖書館整修、廁所整修、結構
補強、拆除等等，相對於重大公共建設已經相對單純、固定許多，而且每年學校可以分配
到的工程經費不大，各項大約在500萬上下；以台北市來說，除建置有採購業務網可以參S
OP，工程科至各校巡查也滿頻繁的，真的有疑問還有工程諮詢小組，可以減少許多問題。

三、規劃及實施學校環境綠美化
有點頭痛的一塊，尤其校園有廣大草皮及很多樹木的時候。
面對目前學校編制內的技工、工友因為減班的關係越來越少，再加上遇缺不補、年紀越大
的情況，要處理一些除草、修剪樹木的粗重工作就更困難了。這一塊主要還是要注意在汛
期、颱風來臨前要安排樹木修剪，網路上都可以找到許多廠商可以來報價。

4. 學校門禁管理及安全維護
校警的編制跟技工、工友一樣也因為減班而減少，因此目前臺北市很多校警的工作必須要
外包了。
幸運的是，共同供應契約中有警衛的人力勤務可以下訂，現在下訂共同供應契約，最便宜
給廠商的費用是每小時183元，但是實際保全可以收到的薪資... 所以可想而知給香蕉皮
可以找到的猴子... 通常滿瘦弱的... 這樣不穩定的人支援也帶來許多問題...
另外一個隱憂是，社會上有狀況的人越來越多，不知道為什麼很喜歡往學校跑，尤其是國
小年齡層的學童更是容易下手的對象，門禁的管控因此面臨嚴重的問題。
想像放學時間校門口進出的人員，有教師、職員、廠商、家長、社團老師等等，出入人員
的管控僅靠著校警，甚至只有領時薪警衛，兩個、甚至只剩一個的情況之下，校園安全真
的隨時都門戶大開。

5. 各種活動場地佈置
學校每年的行程差不多都固定，一學期的開始從開學典禮、家長日(學校日)、兒童節、畢
業典禮、才藝表演、話劇演出、西餐禮儀等等，基本上總務處都是幕後協助單位，幫忙搬
東西就是了。當然，如同各位前輩講的，沒有技工、工友的協助，拍謝就是組長要自己扛
了。

6. 災害預防及重建
撇開地震、海嘯、颱風等強烈天然災害，其實學校最容易被破壞的我認為是.. 玻璃..
我很幸運任期內沒有碰到強烈地震，不過最慘的是碰到蘇迪勒颱風來襲，學校的樹木倒了
快15棵有，幸運的是在颱風來之前已經有約好修樹廠商，所以樹倒後兩天就有重機具來處
理了..

7. 水電管理
這一塊較為複雜，分為以下幾點說明：
(1)飲水、給水設備：
目前臺北市政府規定四個班級要有一台飲水機，而且每三個月要更換濾心一次，基本上學
校會跟飲水機廠商訂有維護合約，配合定期檢測即可。
不過不幸的是內湖區的某間國小曾經被議員爆料濾心長藻.. 除了依靠廠商之外，也要自
行多檢測了。

(2)電路系統：
初任事務組長的時候，電力的部分要先了解各項電力設備的位置，包括台電電表位置、高
壓變電站、變壓器位置、各層樓分電盤位置等，對於日後的維修會有很大幫助。

接了事務組長之後我先跑去社區大學上了基本的居家水電維護課程，後來又另外上了電機
補習班的課程，可惜沒有再花時間考個丙級電匠，不過有基本知識對於日後跟廠商溝通很
有幫助。

(3)水塔清洗：
水路跟電路一樣重要，水表、各個水源開關、水管走向、加壓馬達、抽水馬達、地下水池
及屋頂水塔的位置都滿重要的，一旦遇到維修水龍頭或是漏水的情況，第一時間才能判別
。

8.工友及警衛管理
近年因為技工、工友及校警遇缺不補，所以越來越多的校園維護工作已經改採外包方式，
校警部分還有「共同供應契約」可以下訂，找好廠商來談一下條件進行履約。
要注意廠商指派到學校服務的人員，之前碰到晚上跑到警衛室吃泡麵的警衛...

9. 安全檢查(消防、機電、電梯、建築物安全檢查)
依照「建築物公共安全檢查簽證及申報辦法」學校需要辦理建築物安全檢查，時間跟頻率
視樓地板面積及高度會有不同，一般國小應該為兩年辦理一次檢查。最簡單的方式就是詢
問「以往」曾經辦理過的建築師，委託辦理就可以了。
消防、機電、及電梯等的檢查比照以上，基本上學校都有維護廠商，不過檢查的頻率
為每年一次。

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簡單描述一下事務組長的工作，給有興趣的先進們參考。
事求人中開缺最多的就是事務組長缺，有在觀察的話還會發現有些學校一年、甚至半年
就開一次事務缺。如人飲水，人暖自知啊...

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