勞務採購契約變更 - 公職

各位前輩好，小的是新手採購業務單位，最近辦理一項勞務採購，內容是要求廠商整體規
劃某一區域，包含製作一項藝術品，及開記者會行銷宣傳，後來應大會整體規劃，更改了
原設計圖說（變更整體配置及該項藝術品的樣式）並且取消記者會，（變更設計圖說不會
增減原契約經費概算），但現場發生配電問題需增加更改電力配置的費用，剛剛爬了一下
文，設計變更大部分都是在講工程設計變更，
理解後的流程是：
變更設計圖說（經費概算未變）：
發生契約設計圖說變更情形→現勘作成會議紀錄→編制變更設計圖說→簽呈→雙方簽契約
變更同意書

增加更改電力配置費用（原經費概算無此項目）：
發生契約需增加工項→廠商提說明→簽呈→核訂底價→議價→雙方簽契約變更同意書

請問兩者怎麼融合辦理，另外應大會要求取消記者會，會扣減該工項的費用，又怎麼加進
去一起辦？麻煩有經驗的前輩解惑，感恩^^

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