各位對備查的見解為何 - 公職

小弟承辦的某幾項業務(要簽訂契約及雙方用印)
在上層(三級)訂定的權責劃分表內
三級是備查 四級是核定

但是自從去年上層某位代理長官覺得這些業務"應該"要三級同意後四級才可以做
就在某次我擲回雙方用印契約書並副知上層備查時
打槍回來說我們程序不符 要三級同意備查後我們四級才可以用印及擲回契約書
並且明確的在公文說此契約無效 要求重新訂約再陳報

可是經網上搜尋備查
大多都偏向是「不需經過對方同意 我這麼做是告知對方而已」的解釋
所以想知道我的理解是有誤嗎?
公文上出現「同意備查」這個字眼是正確的?
(我就字面上覺得備查就備查 如果同意/不同意備查 不就是等於在做核定的工作)
或是各位認為權責劃分就是參考用 上面叫你怎麼做就怎麼做
請大大開釋

ps:
去年的我向上層提質疑的時候 上層承辦說有考慮今年請法制修正權責劃分表
所以我去年也默默照上面的意思走
今年沒有修正權責劃分
被退辦一個很莫名其妙的案子
原因是契約中某一項物件上層覺得不想由他們組室核定
(在我們四級都是同一單位辦理 並且對我們來說性質完全一樣)
也不肯會到另一個組室 就退回來叫我們分案辦理

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