回覆版友文章 - 開會準備 - 國貿工作討論

Liam avatar
By Liam
at 2008-08-19T18:03

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在這裡又有一個問題想請教您,因為最近我負責的案子的客戶要來台灣開會,
是要來了解開發狀況,進度上發展。因為是我第一次和客戶開會,
案子也是由我在負責。但是我很擔心到時候的開會狀況,以及英文的表現。

在這裡不知道您是可以提供一些開會的小撇步,相關注意細節和您認為英文開會
較適用的書。我的問題有點沒有邏輯性,因為我不太知道到底該如何問,
因為只知道他們要來關心開發狀況,或是參觀工廠。
客戶目前也是不知道我是個菜鳥新人,我也盡量不想讓他們在到時見面時,
因為開會應對的生疏讓他們覺得原來我是個菜鳥。
不知是否能否以您的經驗提供我一些意見呢?

不好意思打擾您,感謝!!

首先恭喜妳進入該公司

關於開會的準備事項 基於個人的認知與經驗 再此分享下公事包的做法

跟據妳所提出的訊息 沒有意外的話客戶是來關心開發狀況並順道看個工廠
這種事每天都在任何一間的公司中上演 沒有這些人來那飛機就沒人坐了
所以請不用太擔心 這是貿易中很正常的一環 很快就會習慣

基本上有幾樣東西你必需要準備 且有些妳絕對可以事前預期到先準備的事
就我的認知 其中包括了:

參訪時程表
–基本的Agenda / 地點/人員/時間/記錄者/日期/會議流程與要點
–基本的會議討論內容 / 可以問妳主管
–需要準備的道具 / 用PPT嗎? Projector那生出來
–需要與會的人員 / 看有那些大頭應該要到的
- 別忘了給你主管確認 並且copy放在桌上給客人

產品與工廠事前的準備狀況
- 樣品好了沒 / 事前查看樣品有沒有問題
- 沒好的原因是 / 什麼時間可以把樣品趕出來
- 不能做的原因是 / 生產商碰到了什麼解決不了的問題
- 工廠的問題 / 生產商對於樣品的意見
- 樣品價格/模具費用/生產數量/訂單時間/交貨期/船務事項
- 什麼時候拜訪工廠 那個會議室 工廠的各個主管人名
- 拜訪途中是否需要簡報等等

旅館的聯絡事項
- 客戶住那 房間訂了沒 預算有多少
- 客戶對於房間有沒有特別要求
- 與客戶的餐敘在什麼地方 吃什麼 誰參加 有沒有客戶不吃的
- 拜訪行程中的吃住安排
- 晚上吃完的節目是什麼 誰來陪

交通移動的聯絡事項
- 客戶怎麼到供應商 怎麼到公司
- 車子飛機船的安排訂票等等
- 要不要人接 如果客戶去另一個公司送不送

自己本身的服裝穿著
- 穿牛仔褲還是穿裙子(耐久力)
- 化濃裝還是化淡裝(戰鬥力)
- 球鞋還是高根鞋(機動力)

應該準備的書類文件
- SPEC
- Manual
- E-mail
- BOM
- 有的沒有的
- Regulation
- 族繁不宜備載

以新人的身份開會 盡量不要搶風頭發言 多觀察多聽多學習
菜鳥沒什麼可恥的 知道妳是新人客人反而會教你很多東西
不懂裝懂會被人討厭 如果開口盡量言之有物 不要亂扯些有的沒有的
可以在事前問問主管有沒有需要妳發言的 沒批準少擅自說話

基本上以剛進公司的妳來說 應該是會很忙的在準備以上的各項資訊
相信不會有機會給妳單槍匹馬上陣 除非公司或主管要測試妳
不過那又是另外一種狀況 因為看準備狀況可以知道妳懂多少與反應能力
或多或少都會讓妳說說話的 妳要瞞別人妳是新人一般瞞不太過
主管可能都會說 這是我們新來的 xxx...... =.=a 對吧 ?

奸詐的主管會什麼都不說 默默的看妳怎麼準備
至於英文的準備 就請妳在事前把以上幾個要點的英文先準備好吧
多讀讀相關的quality manual或是working instruction or Regulation
很多相關的字都會寫在上面 不用擔心 多碰幾次就ok了~

請參考看看 如果有問題請給我mail ^^a 希望能幫到妳


公事包

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Tags: 國貿

All Comments

Olga avatar
By Olga
at 2008-08-24T17:59
推公事包大大~我是基本班底,每看必推 ^^
Mia avatar
By Mia
at 2008-08-29T17:55
公事包大打字一定很快每次回覆都很詳細很全面 ^^
Liam avatar
By Liam
at 2008-09-03T17:51
Rae avatar
By Rae
at 2008-09-08T17:47
推公事包大大的文章~~
Yedda avatar
By Yedda
at 2008-09-13T17:43
THANKS~~
Wallis avatar
By Wallis
at 2008-09-18T17:39
推推!!

詐騙?

Skylar DavisLinda avatar
By Skylar DavisLinda
at 2008-08-19T16:30
不好意思 我沒有自介過... 我是剛剛踏入貿易公司(算吧)的小助理... 前些日子 公司買了一樣機台要轉賣 是跟美國ALLTEST購買 錢8/11匯了 但是...對方一直都無聲無息 到我MAIL給他 我們公司住址之前 對方的信都是有來有往 可是 8/8寄過去的信就沒有回應了 我猜..... ...

老闆要我出差...

Xanthe avatar
By Xanthe
at 2008-08-19T13:34
我是大學剛畢業 才剛踏入社會的新鮮人 來到公司才剛滿一個月 老闆就要我9月中到日本拜訪客戶 我連日本都沒去過 更不用說這次是要我一個人出國 日文雖然過了1級檢定 但是聽說讀寫還是沒有把握 我很怕去到那邊 會和他們雞同鴨講 囧 現在公司方面我是做日本線的 平常就是接聽電話和寫寫mail ( ...

全美物流

Yuri avatar
By Yuri
at 2008-08-19T12:57
想請問板上的朋友們 最近小妹想轉戰船務公司的工作 今天台中市文心路上的全美物流有打電話來 請問這一間forworder有人待過或配合過嗎 小妹有點心動了 請大家多多分享和提供意見哦   thanks -- http://www.wretch.cc/album/aishteru - ...

中原推廣中心國際貿易實務班

Jacob avatar
By Jacob
at 2008-08-19T11:25
最近在找工作 自己也是比較想去貿易公司 可是沒有基礎 剛好這其中原推廣中心有 國際貿易實務班~~每週五 共八週24小時 4000元~~歐陽耀中老師 不知板上有誰上過???? 請給各意見???? - ...

進入國貿界的門檻..原發文者的補充

Audriana avatar
By Audriana
at 2008-08-19T01:23
e大說的對, 如果你肯吃苦, 抗壓性夠高, 耐操, 可以到工廠學習, 但... 薪水.就真的很不高! 科科! 但也不是每間都不高啦! 只是普遍來說, 貿易公司的支薪還是會比一般工廠多很多, (就我朋友跟我比起來, 都比我高很多! 泣~~) 國貿的工作不一定要有國貿背景, 例如: 我們公司的業務, 全部加起來 ...