學生如何有效運用專案管理知識提升社團活動品質 - PMP

學生時期是一個人生重要的黃金年代，這個階段除了大量的知識接收外，也是開
始融入小型社會的時候，對於人格的養成及發展有很重要的影響。多采多姿的課餘活
動豐富了枯燥的學習生活，眾多社會菁英也從這個階段的訓練開始成長茁壯。

　　台灣是一個民主自由度相當高的國家，從早期的言論自由受到限制，逐漸成長進
步到學生可自由的舉辦各種議題的活動或演講，自由的成長過程，讓學生的創意發揮
也造就了各種社團活動甚至協助企業發展的無限可能。近年常看到企業與校園合作，
藉由年輕學子的創意，取代以往的產品企劃，如法國萊雅化妝品集團（L’OREAL）、
日本凌志汽車（LEXUS）等企業，都開始在校園內舉辦各種活動、企劃競賽，除了提
升學生國際視野與商業能力外，另外一方面企業本身也可以藉此找尋合適人才做為日
後培訓對象。

從專案管理（Project
Management）角度出發，所有的企劃活動都可視為獨一無二的「專案」。原則上符合
特定投入、執行與產出物，並在有限的時間與資源下進行，都可視為專案。例如2008
年，台灣政治大學TSL隊（投入）利用課餘時間（有限時間），結合自身及所屬學校
力量（有限資源），成功的企劃提案與執行（專案執行）擊敗來自全球數千位競爭
對手，獲得全球冠軍（產出物）便是專案團隊最好的證明。此外，對主辦單位萊雅
集團而言，投入有限的時間與資源，進而獲得一個豐富並且具可行性的企劃產出物
，同時打響企業知名度，也是一個相當成功的專案活動。

　　對一般學生而言，因地區資源分配問題，並非所有對活動有興趣的同學都能夠
接受到完整的專案管理訓練。學校授課上，因專業專案管理的人才缺乏、企業的專
案管理文化尚未普及，所以並不容易看到有正式的專案管理課程。近年來因世界地
球村的概念，國外的各種專案管理學習系統（美國PMP、荷蘭IPMA、英國
PM-ICT等）陸續發展到亞洲國家，上至政府的採納實施，下至企業、校園導入使用
等等，慢慢的專案管理的接受程度越來越高。例如，開南大學首開先例，獨創全國
唯一專案管理研究所，期望能透過正式的學術規劃來將專案管理概念融入學生的現
有知識體系內。

　　對從未接觸過專案管理概念的學生而言，可能對這個名詞會有點陌生甚至排斥
。到底什麼是專案管理呢？它又學生有何相關呢？專案管理的精神在於以有效性的
整合技術，正面迎擊一個專案會接觸到的各種會引發專案失敗的面向。學好專案管
理的知識，就好像是一個騎士所持的盾牌，防禦辦理活動時可能發生的任何狀況。
此外，若將學習到的專案知識徹底內化並靈活運用，則是騎士所拿的寶刀，攻無不
克，戰無不勝。

　　具體一點的說明，以學生常常會聽到的「迎新送舊」活動來舉例，專案管理告
訴你一個專案要考量到成本的估算，辦理一個這樣的活動，要準備多少預算？實際
上能申請到多少經費？是否要另外準備緊急應變費用，來面對可能增加活動的人或
者臨時追加的道具、飲食費用；又如，專案管理告訴你如何規劃安排時程，怎樣計
算專案中每個事件（如寫企劃書、租借場地、聯絡廠商印刷海報或安排餐點等等）
的時間，讓你在活動規劃階段都在掌握中，不需要因為無法掌握時程而熬夜、犧牲
睡眠及讀書時間；又例如學生辦活動因缺乏經驗，常常無法掌握活動時的品質，造
成士氣下降、團隊成員溝通發生嚴重衝突，這些專案管理知識都會告訴你怎樣確保
活動品質如預期執行，並且滿足了專案中利害關係人（社團領導人、幹部、參與學
生及校方）的各種需求。

　　專案管理系統縱然有其階段性的學習需求，但精神都是在於如何有效的協助執
行者完善的進行啟動、規畫、執行、監控及結案等五大專案流程，並且完整的管理
活動中各種規劃，如整體需求、範圍、時間、成本、品質、人資、溝通、風險、採
購等九大知識。因此，只要學習好專案管理知識，沒有專案活動經驗的學生，也可
以藉由專業的訓練，而具有專家的手法。

[本文刊登於台灣國際專案管理師協會-PMP專欄]

作者簡介:
　　王可帆(PMP),畢業於英國東英格蘭大學行銷管理研究所（MSc in Marketing,
University of East Anglia）現就職於台灣國際專案管理師協會.擔任儲備秘書長
,推動協會品牌發展,將專案管理正面力量推向職場社會各個角落.

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