小蝸的心願-社會工作資訊化 - 社工

※ 引述《lighthearted (政閎)》之銘言：
: + +小蝸(老人) 說:
: 現在最希望可以認識一位電腦工程師
: 政閎(學生) 說:
: 為什麼？
: 能幫我把工作全部設計成電腦程式～讓電腦來做
: 我才能去做更多的事

: 那已經有初步構想了嗎

: 先建立資料庫
: 資訊化其實是個很好的方向
: 資料庫是所有的基礎
: 只是不知道為什麼目前社工界的發展還不夠

: 大家如果有認識電腦工程相關科系的朋友～麻煩介紹幫我一下
: 不過據我所知有些基金會已經有自己的個案資訊管理系統

: 例如 陽光
: 因為社工都默默的做阿

: 病歷電子化 各院流通轉診

: 我們或許可以來搞個社工界超強資料庫

: 資料庫 大家可以彼此分享資料

: 個案紀錄電子化 社福機構轉介

: 這樣也可以充分做到個案管理

: 之前社福界好像也有提出資料共享的建議

: 喔！那有結論嗎？
: 該不會又被以案主資料保密做回絕吧？！
: ==
: 討論問題：
: 1.有人可以介紹電腦工程師給小蝸嗎？
: 2.大家的個案紀錄的電子化情況如何？
: (紙本？excel？access？機構自建資料庫？)
: 3.從電子病歷-醫務管理看個案紀錄-服務管理的可能性？難處？
: (先不談錢的問題)
: 4.如何運用技術保護隱私使個案紀錄的流通？
: (在什麼樣的情況下透露個案紀錄才算合理使用？還是限制個案紀錄的可傳遞的內容？)
: 先提問，以履行我和小蝸說近期內po板討論的承諾，
: 這些問題我還沒整理出想法，希望大家給些回應。


關於這個議題小弟可以略給點意見，資訊其實是小弟本科，
我有資訊網站資料庫系統架設的2-3年實務工作經驗，

剛好也有些機緣在社福單位待快一整年了，一些經驗可以聊供參考

（有關小弟的資訊背景，可在soft_job版爬我id。）

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這個議題我可以就資訊專業從業者的角色，
分享幾個從資訊角色來看的實務重點。


我先就我自己的經驗分享，再談這些討論中提到的論點。


＠經驗分享

我說過我是在政府部門，所以我也看了一些我們自己單位的資訊系統，


首先我們自己有所謂的社政系統，這是一套整合福利身份的系統，
包含所有社會救助申請案的資料（身障者、急難救助、低收、特境等）。

他的使用對象從公所到縣府，依照需要開給對應的權限執行。


我們也有自己的個案管理系統，主要是作為個案轉介跟查詢的紀錄，
有設計表單跟一些轉介的流程，可以紀錄個案處遇的過程跟設定案件情形，

（個案管理系統我只有很簡單的看過，因為不屬於我的業務。XD）

以上是屬於單位自己可以做的部份。

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再來是沒辦法自己做的部份，這部份牽扯到跨部會的資料蒐集，

包含戶政、財稅資料查詢（以我們單位而言，需要簽核背書才能查詢。），
還有就是出入境資訊這類的，是由其他單位紀錄但業務上需要用到的資訊。


另外有些別人託我們代辦的專案，有時候系統也是相關單位提供的，
最經典的應該就是那個國民年金所得未達一定標準系統。

（是說這也是難得有能夠查詢退休俸跟政府補助的系統，
內政部有發函說今年年底要把這功能獨立建制出來，雖然是說還有得等。）



另外以我們的情形，比較機密的資料（財產等）需要至少到主管同意才能查詢，
比較普通（戶政等）的資料，則是需要紀錄查詢人員跟原因，才能夠進行查詢，

並且會定期抽查是否不當查詢。


以上是我目前觀察到的實務作法。
（我們總是要藉由前人的經驗才能往前走，對吧。:D）

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＠現行系統的困境

以我們家的系統困境而言，主要的困境有幾點：
（注意以下是以資訊人眼光來看，所以對於資訊能力的要求會比較高。）


1.實際上使用者的資訊素養不是很好，
所以系統太複雜會造成很大的進入門檻。

在設計或導入資訊系統的時候也會是很大的阻礙。


2.以補助案件而言，由於仍然是習慣以紙本資料為主，
資訊系統對於案件資料的呈現程度仍然不及書面資料。


很多時候我們只透過資訊系統會看不見真實的情境，
舉個例子，從低收入戶系統只看得到他的收入總和是多少，

看不到他這些收入到底是從哪一項加上那一項，
如果書面的財稅資料加上一些薪資證明之類的就會很清楚。

（當然這不是不能克服的，我只是認為這是個盲點。）


3.需要針對業務量去考慮適度定期簡化流程

不同層級的單位因為業務量不同，需要的資訊也不同。


這部份我要採用國保所得未達一定標準系統來討論，

所得未達一定標準是二級二審，所以鄉鎮市初審跟縣府複審的量，
完全就不是同一個級數，有些時候初級單位用起來覺得還好的狀況，
會因為業務量數量不一就變得是場惡夢。


而這其實有些流程是可以再簡化的，其實一個正常的系統，
應該維持至少一年蒐集一次使用者意見，進行系統的重整。

（以所得未達一定標準為例，複審一個案子約要瀏覽9個頁面，
其中至少5個頁面是浪費在打輸入案號查詢，讓人匪夷所思。）


4.不同對象需要的表格不同，角色、身份跟對應的資料一定要定義清楚，
比方說今天對低收入戶來講會特別著重動產不動產收入，
今天對身心障礙者來講可能會需要著重身心障礙類型跟障別，
對特殊境遇來講可能就是要能夠定義各種不同情形的特殊境遇的類別。
（未婚懷孕等..etc）


雖然基本上不脫家系圖跟案件描述這些基本工具，
但是要作到良好的管控，如何去「定義資訊」重要的。


但現行非常多系統幾乎都只把書面表單跟文件呈核流程搬到資訊系統上，
不會從資訊系統角度去考慮怎麼定義資料跟操作資料最有效率。

事實上搞不好也是紙本重要性遠大於資訊系統的情形。


這就跟早期商家E化變成純粹造成負擔一樣，
對整體幫助除了有助於查詢以外，對業務流程幾乎沒什麼幫助。

而且因為資料定義不清，所以查詢的功能可能也很有限...



5.資料的備份計畫不確實

說正格的這是我最憤怒的一點，一個簡單的備份計畫說穿了，
就算定期用光碟片燒一張資料庫 backup出來，都還算是個備份計畫。

「搞剛」一點，搭配市面上免費的備份軟體作異地備援，
成本不過是最多多一台電腦多一個網點，但是可靠度至少提昇兩倍。


能夠花幾十萬（對資訊系統而言不算大錢），
這種幾萬塊可以搞定的小事，卻不一定有人知道要去作。


資料的丟失就是系統界的災害，災害防護這種事情，
就是平常丟那個成本像是浪費，但是實際上卻是降低風顯得事情。


當一個系統掛點就是丟掉一整個月的紀錄資料時，
這系統有誰會想用啊- -;;


另外就是資訊安全的部份，我看過得一些系統在資訊安全上都需要打個問號。



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基本上這些是需要有資訊素養的人來協助評估的，但現在不要說一般使用者啦，
就連資訊公司也不一定能夠提出全面性的解決方案，

特別是接案的廠商很多都是見招拆招，沒辦法想太多，
有一部分原因也是因為不容易從訪談中看見真正的需求，跟實際一定有落差，

這也是為什麼說要定期檢討再重整系統的原因。


從電子商務跟企業資源整合（ERP）經驗可以瞭解到，
一個好的系統絕對可以增進業務的效率，

但是先前的設計、規劃、訓練，卻也是一個慘痛的成本，
所以目前似乎普遍都還是「先求有，再求好」的心態。

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