小額採購換貨核銷問題 - 公職

各位前輩好
請教一案例～請大家幫忙解惑～
單位請購一批小額傢俱採購
結果廠商送貨來發現有部分瑕疵品不符需求
需要請廠商重做或調整.....

因為無法趕在年底關帳前完成換貨核銷...
同仁建議可以先將此案核銷跑完程序
然後請廠商簽切結書，保證他們之後會補換新的貨過來
這樣就不用擔心等換貨來不及核銷的問題

雖然只是小額採購...
想請問這樣簽切結書先核銷再補換貨的作法，是否有違法或是疏失？
或者不知是否有建議其他更妥切的方法呢？

謝謝各位協助解惑～


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