待辦事項的兩分鐘原則 (Two-Minute Rule) - PMP

原文網址：http://www.liitrans.com/tw/blog/management/168-two-minute-rule.html


不論是工作上或生活上，我們都經常需要同時處理許多項事務。如果要妥善管理，除了排
定優先順序之外，也可以考慮使用「兩分鐘原則」（two-minute rule）。

「兩分鐘原則」由 David Allen 在 Getting Things Done 一書中所提出：「只要是能在
兩分鐘之內完成的事務，都應該馬上進行。」

立言翻譯社的同事有時需要同時進行多個翻譯專案與公司發展專案（註 1），而在專案管
理時會有許多待辦事項（註 2），這時我們就會運用「兩分鐘原則」。在實際運用後，我
們認為「兩分鐘原則」有許多好處：

1. 立即執行，不會遺漏

2. 讓相關的人放心、無須追蹤

3. 節省記錄待辦事項的時間

4. 縮短待辦清單，降低管理成本

5. 無須思考優先順序，可節省腦力

6. 避免拖延，更有生產力

7. 基於以上好處，能夠更加放鬆，並專注在其他事務


以下針對幾種狀況說明：

1.
如果我們不論事情能多快完成（是否可以在兩分鐘內完成），一律都先記到待辦清單的話
，那麼不但得花時間記錄，還會使得待辦清單越來越長，讓我們下次去檢查清單時，還得
再次思考優先順序，來決定要先進行哪些事務。此外，我們也可能在檢查清單之前，就有
人告訴我們某事務的完成期限已經過了。

2.
我們的事務多半不會只涉及自己，有時是其他人交辦的，有時是完成與否會對其他人有各
種影響，所以先進行能在兩分鐘內完成的事務，也能讓相關的人馬上放心，讓他們不用再
花心思去追蹤該事務的進度。

3.
「記錄」待辦事項的「記錄」也是一種事務。雖然「記錄」不代表需要立即執行，但是「
記錄」這件事情如果沒有馬上花個不到兩分鐘進行，那麼就會沒有可以追蹤的「紀錄」，
所以很容易因為遺忘、被其他事情打斷等等因素，而使得本來該記錄的事務消失在腦海中
，或者是忘記在期限內進行。

4.
以上的例子都跟遺忘、超過期限有關，如果一個工作者在管理自己事務時戰戰兢兢、戒慎
恐懼，那麼運用「兩分鐘原則」便可以讓自己更放鬆，也因此可以更專注在其他事務上。

立言翻譯社的同事有很多時間管理的方法，而我們認為「兩分鐘原則」非常容易落實到工
作上與生活上，而且所帶來的好處不但立即可見，也非常顯著。


註 1：關於立言翻譯社該職務的說明可參考「立言翻譯公司文化：鼓勵溝通與多元職務」
：http://www.liitrans.com/tw/blog/management/172-open-culture.html。

註 2：立言翻譯社的同事在決定待辦事項時，還會依照 Priority Matrix（優先順序矩陣
）先判斷事務是否重要、是否緊急，以決定某事務是否需進行，以及進行的優先順序。可
參考以下連結：https://en.wikipedia.org/wiki/Priority_Matrix 。

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