採購問題上的處理 - 公職

本人目前在單位擔任總務及出納
三月初時受基礎訓練及地方研習，上禮拜才回來單位上班
回來時剛好碰上一件風災補助的採購案
係針對機關新蓋建築購買內部辦公用具
但一位兼會計的資深同事跟我說事情非常麻煩，一問之下
才知道幫我職代總務的同事，也是我接任前的總務，
在進行估價時，某些品項低於市價的很多
例如電動XX機，市價起碼兩萬，可是同事估價一萬三
除此之外，某些品項所提出的規格，其估價與市價有相當差距，像是辦公椅
需求25張，可是規格需求是像主管椅那種整個身體可以往後靠的
然而這種辦公椅，單價成本就要3500以上，但同事估價是2500
根本不可能買的到，在忙了一個禮拜之後，跟廠商議價達成
電動XX機及辦公椅都可以在我們估價的範圍內買到
只是無法依照我們需求表所提供的規格出貨。
而估價的核定需求表已經在三月中由職代同事發公文送到上級機關，
聽說有達成率上的問題，此外，也不能拒絕採購需求表中的品項
更不用講之後搬進新辦公大樓時所進行的驗收，深怕規格不符遭到懲處。
現在想一想，估價跟需求不是我提出來的，而且那時我還在受訓
如果扛下責任，心中會很不平衡
但是我又是總務，所以想問一下版上大大們是否有遇過類似的情形
如果有遇過，又是怎麼處理的?!還是只好鼻子摸摸算了
這次的經驗讓我上了一課，有必要在五月的基礎採購好好認真了



--