收發工作 - 公職

當年剛報到是作收發工作
雖然一個月後就去受訓，受訓回來又作了三周就調別單位啦...
可能每個機關每段時間處理的不同啦，就稍微分享當初短短的收發生涯經驗
應該記不完全，有些也不是很清楚，像我就不知道存查跟歸檔差別^^"
有誤真的很希望前輩來指點阿，不然教壞新人就糟糕了（所以想說波到版上可以討論）
對了，應該有人會帶你啦~


早上
紙本分文，包含
　郵差送來的：我們這邊是10/12點各有一次，準備好印章蓋掛號要記得和對數量名稱)
　各機關交換回來的：看你們有跟誰交換，我們自己也有交換出去，下面再解釋
　民眾自己拿來的：比較多是發展協會跟祭祀公業的公文
　剛好是隔壁機關的公文：我們跟戶政是聯合大樓，直接拿過來XD
　對了，上述這些就叫收文吧，是嗎??? 就把這些公文放在一個固定位置吧~
　通常會分到十點啦，分完以後就印簽收單，系統裡面有
　簽收單出來以後，一定要核對各課室各承辦人的數量對不對
　不對的話也不要擔心，你有分出去就代表公文一定還在可能只是放錯疊
　分文過程中可能有承辦人打給你說那不是他的，就注意是不是分錯啦可以改分
　忘記是改分有限制還是我們單位追求績效，超過四小時不得改分
　不知道分給誰時我是打給各課室主管，有次分到沒人是問秘書室主任

發文：包含紙本發文與電子公文
　就是各承辦人的公文要發出去啦（應該是吧？）
　你在分文的過程中可能陸續有人拿本子下來要發文，如果沒有很趕就先放著
　要記得核對受文者上面有沒有地址，之前承辦沒套印到，我也沒注意到就被念了= =
　此外就是看正副本的公文有沒有夾在一起，有時承辦會漏印，可以提醒他們一下
　但有時副本會以電子公文的方式過去，我忘記承辦會不會寫或者是我自己注意的了
　總之，收發工作就是仔細再仔細，不要怕繁瑣
　如果承辦有送件而你也蓋收發章卻沒發文出去，那才大條...
　再來說說電子公文，電子公文的程序我忘了，因為我快兩年沒碰收發跟公文XD
　不過一定有人教你啦不要擔心，就是作習慣就好
　要注意的是電子公文發出去後，紙本函稿先留著不要放去歸檔或存查的位置
　從系統上看到對方有簽收之類的字樣，再蓋章（關於電子發文或交換之類的）註明就好

整理公文，包含郵寄與交換
　我們工友會再下午兩點去市府交換公文
　這些交換的公文會有張收執的單子，務必核對數量文號等資料後再蓋收發章
　相同的，我們這邊也會有公文要送出去交換，至於交換的機關應該是市府那邊訂的
　不用擔心不知道需要交換的機關有哪些，你們應該也有收執單子可以填寫
　比如說都發局/建設局/民政局/XX區公所之類，就寫上日期、文號等資訊
　其實我是習慣一點再整理啦，不過前人習慣中午前整理完
　接著工友會在三點拿著郵寄信件到郵局
　這就很建議提早整理了，因為你要記錄哪些公文寄出去了當作留存
　本來我是覺得記錄簿寫得很無感啦，但有次社會課的某承辦遇到民眾說要告他
　還說什麼沒收到信件，結果一翻記錄簿，這下好啦我們可有寄出唷~
　後續就不多說了跟這邊比較無關，只是強調該做的一定要做
　郵寄信件有分平信/掛號/雙掛，平信就是寫紀錄簿
　掛號跟雙掛？件以上就算大宗郵件，要寫一張兩聯式單子，寫好後在信件背後貼貼紙
　掛號跟雙掛的信件要分開唷，雙掛比較麻煩還有回郵單子
　應該是承辦或承辦會找替代役寫啦，阿我是希望你不要傻傻地去寫
　才幾件就算了，如果十幾件你會寫到崩潰...雙方的人名地址都要寫，很花時間
　雙掛比較特別的是價格貴一點，之後郵差也會把回郵單子送回來你再給承辦就好
　我們這邊很常用在社會福利跟兵役方面@@

早上應該就這樣，看起來只有三件事對不對，但已經很充實啦
　例如上面說我遇到一件公文踢來踢去沒人要，分到的承辦又不爽XD
　或者有人很急著說他這個要發文，你就要放下分文的工作先幫他處理
　一開始我很慌亂因為都還不熟，但東西又要核對仔細...
　還有，我第一天分文分到11點，好多承辦打下來催XD
　不過後來分文有快速解法啦，就是大概下午三點多以後不會這麼精時了
　你可以依照公文內容先分好是給哪個承辦，再不然也知道是哪個課室
　我覺得一條鞭的最少也最好分XD~兵役跟社福的也很明顯，只是有些不確定是哪些承辦人
　至於該分哪些承辦人，前人應該有留業務分配的表格，不然分機表下方可能也會註明
　這邊不用擔心，作久了你就知道哪些業務是哪位承辦人負責的~
　分好以後你就在紙張角落用鉛筆註明一下名字之類
　可以在word上面先打好主旨，明天上班要分文時就可以複製貼上啦
　而且做久了發現有些公文內容就是這樣，可能只是人名不同
　比如XXX的後備軍人什麼的，或者某某小朋友輟學之類
　我就依照各課室去製作表格，表格內容就是常出現的公文主旨
　這個都不急，等熟悉流程上手了再整理也不遲~

中午
　吃飯啦~

下午

電子分文
　電子公文不用打主旨，印象中就是複製文號照內容分給承辦就好
　要注意的是下拉式選單有時會跑掉，我因為這樣幾次分錯人= =
　也沒什麼困難跟繁瑣步驟，就是剛睡醒看螢幕有點恍惚...
　我們這邊好像是下午三點以後收到的電子公文就不會再分出去了
　應該是怕浪費承辦人的承辦天數吧@@
　就像你發文時會發到電子公文，如果承辦人四點過來要發文
　你大概四點多發出去，假設對方收發是四點半看到，不是急件的話就不會分出去
　你就有空時注意一下文件的速別，我會跟承辦說一下有速件阿內容是什麼這樣

交換公文
　就是上面解釋說由工友協助交換公文的部分
　你可以再確認一次，或者現在再開始整理
　有時承辦人會打電話下來說工友出門了嗎，他有一件要交換
　你就給個時間讓他快點下來，不然拖到工友時間可能是你會被罵@@

收文
　這邊收到的公文就是隔天早上要分文的公文
　詳情參考最前面「早上－紙本分文」的部分
　大概就是交換回來的公文、郵差送過來的或者民眾拿來的
　應該有固定會放在一個櫃子或籃子，你有空就整理一下順序
　我通常會先寫好是哪位的承辦，再依照承辦所在的課室做整理
　也可能會拿到一些宣傳用的紅布條、海報或宣導品等等，直接給承辦就好
　注意一下公文速別，這部分我覺得不是每天必做，只是三點多比較緩和了
　這時可以先整理公文，明天一早分文時就能快一點完成啦~

我想不太到下午有什麼了，因為發文這件事是持續進行著
所以任何一項工作可能中斷
不急的話就先放著無妨，只是承辦人堆積的資料會越來越高XD
檔管應該不是你做的吧，我們是另外一位負責檔案管理的
就是每天下班前你把今天的收發公文的單子印出來
再把存查跟歸檔的資料整理好，全部綁在一起後，明天早上上班時送過去~
說真的，到現在我還是分不清存查跟歸檔
不過我猜存查是沒有發文出去，歸檔是函稿發文後的動作
雖然好像應該不完全是，但因為沒被糾正過，所以...
可能我有些詞彙或者流程不正確，還請各位前輩指正
我可不想誤了新人，只是想說當初我也做過這工作，可以分享一下
我之後也沒有承辦公文，所以~~~

對了，你還要蓋首長章跟條戳章吧
可以翻一下文書處理手冊，機關沒有紙本的話就上網找就有檔案
好像還有一份關於印鑑的但我忘記名字了
剛剛忘記說，郵寄部分你要計算郵資，要算清楚然後讓工友多帶點
畢竟有些信件可能會超重，你應該沒空一件一件自己先秤重...
郵資應該也會作紀錄吧，有的話就照實寫，應該會有收據就貼好收著

我覺得收發是一個工作內容單純、準時上下班的職務
取代性也不低，但如果機關內只有你會做，其實也滿累的
你那邊應該有替代役可以幫忙吧？
可以請他幫忙摺公文、整理信件或交換的公文
有時郵差送來的不全然都是公文，這些都可以讓替代役協助
像是資料整理好要送給檔管；分文好的那些公文，都能請替代役協助
當然，你自己想走走想跟承辦人打招呼聊聊也可以~
大概就這些吧，其它的分文發文盡量自己做啦，請他們做的也自己留意
我有時是滿回味收發這項工作，不用面對太多陌生人
還可以準時上下班，沒什麼需要加班（除非辦活動要支援吧）
可是因為太安靜沒什麼互動，面對紙張好像有點找不到成就感
之後換回歸我原本該在的課室，就結束我人生中的第一個正職也是第一份公職工作XD

至於電子跟紙本公文的處理過程，我太久沒碰公文系統真的想不起來，有請專家Q口Q~　
我一開始比較疑惑的是掛/取文號? 後來才知道是分文...
因為有時資料是直接屬名給承辦人，這種的我不會開封
可能是社區發展協會自己寄過來的，承辦看完會說要掛文號
一樣不急的話就明天早上一併作業囉~


※ 引述《g120529 (g120529)》之銘言：
: 昨天第一天報到，接的是收發工作。
: 請問有沒有前輩願意提供經驗，
: 1.從上班到下班的工作流程順序（像收文、分文、發文、檔管、郵件分送……）
: 2.電子公文，紙本公文的處理過程。
: 3.存查和歸檔有什麼差別？收文、分文、發文這些詞各指的是（我都搞混了>_<）

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