文書組的檔案回溯讓我感覺很差 - 公職

恕刪~~~~

我野人獻曝一下好了，雖然我也才剛接檔管。
回溯檔案通常量都很大，尤其近幾年公文量，
1年可以抵70年代十幾年的量。
如果你們學校過去都沒回溯、現在也還沒掃描，
那我建議回溯檔案時，可考慮從99年回溯建檔回去，
因為越靠近現在的公文重要性越多。
60、70年代的公文調檔機率當然會比90年代少很多。

其實，回溯檔案時，通常都要搭配回溯計畫，
除非你們現有人力充足，但各校檔案人員幾乎編制都1-2人，
你例行的編目、掃描、銷毀、清查、解降密
依舊要進行的情況，要回溯大量檔案真有現實困難。

我建議你寫個為期5年的回溯檔案計畫，
編個預算、人力，用這個計畫先找組長溝通，
爭取是否可以向上層提案增加2-3人的專案人力。
為了增加說服力，你甚至可以詢問一下鄰近規模大小都類似的學校，
如何進行回溯檔案的工作，
也可以跟他們要相關回溯檔案計畫。(附在後面當參考附件)


簡單地說，就是拿其他學校做法背書，向上面要錢、要人。
縱使沒要的，你也等於趁機反映這個問題。

如果上面認為仍舊不可行，仍堅持回溯檔案你一個人做就可以。
那你就用數據來說明，例如:1個工作日扣除例行業務後，
單日可回溯幾件*總天數，然後去算出你一年可回溯的量，
然後排定個5年檔案回溯計畫，上簽給長官看。

最怕的是，你擺爛等到年末檢討時再來講，你家組長又不挺你的話，
又落井下石說：「他喔，平常都不認真，也不知道人都晃到哪裡去。」
你還真的百口莫辯。你總不會在那裏說：「哪有，都是組長不做事，
都推給我。」

上面長官只會覺得組長領導統御有問題，這年輕的也很混。
你上完簽、縱使你組長只是往抽屜一塞，不呈上去，也不回應你。

至少你也有所記錄，到時你在辯解時也比較有利，
而且萬一你家組長退休，你也可以拿這個計畫跟繼任組長談談看。


--