檔案管理時找不到電腦公文目錄裡某份紙本 - 公職

檔案管理中的紙本檔案，同樣是「物」，涉及保管，管理責任包含帳冊與實際相符。
這原理同樣應用在各類物品的帳目。不管是常見的辦公室財物、或某些倉庫中的數以百計
、千計的物品--例如在農委會的農倉內農作物的管理--的具體「財物」。

先前武職公務圈（軍方）裡才發生一件有人要負責的事：某單位遺失兩支槍機且事發後
一年才發現。由此而聯想：

一般認為檔案管理的管理難度還算普通。但是請教各位的看法：若是電腦公文目錄中有某
個早期公文或簽呈，但是並沒掃瞄成影像檔，需要調閱時要從資料夾中找到該紙本公文。

但是萬一怎麼找都找不到該紙本。這是要詢問的情況。依照管理人不同又分兩情形：

如果在同一人的職務任期內：比如說2020年該名檔管在其他事件中找到該公文給調閱者閱
覽；然後調閱者歸還給他查收；但是2023年另有人申請，他卻找不到該公文--找到與找不
到都發生在他任期內，那麼他怪不了別人，遺失責任由他負很明顯。



如果是前任檔管人員過世。隔陣子從他處調來本單位，被長官指派接任檔管的新進同仁，
上任後第二週遇到有調閱者申請調閱電腦公文目錄中某個紙本公文，這位新進檔管人員花
一星期將檔案室數百個（不管主題有關或無關的，全打開來找）資料卷宗夾裡的上萬件紙
本公文全翻遍，就是沒發現電腦公文目錄中顯示已存查的那份舊紙本公文。

就算要打電話問前手也做不到（過世只是假設，意思是沒得問）--這個「公文消失了」的
責任會是新手背鍋嗎？他無法證明到底是遺失在自己接任這一週內或不在這一週內（因為
接任當天大概也沒清點存查的舊紙本公文數目）..。

或是，檔案管理也有一絲「財物管理」領域的「移交清點」帳目上vs.實物數量的色彩？若
沒在接任當天清點清楚公文（電腦中的）名目與紙本實物相符，就是個不知哪天找不到實
物而出事的地雷？

詢問版上對這個看起來有點棘手的議題，知曉相關規定與實務作法的網友們的意見。

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