請問過保固期採購文件銷毀 - 公職

Table of Contents


請教一下各位長官,最近我在清查單位裡面的檔案室,裡面很多契約書、核定文

都超過保固期一陣子,最早的有民國75年的服務建議書等,基本上都無效了,

時空背景差太多,以前在NT府,機關基本上3-5年搬家一次,那時很多過保2年以上的

契約書、審查資料,平安落幕的太佔空間,一堆自己印的文件也沒太大意義,

看著前輩扔了,自己的也會就直接丟到垃圾車(因為會計室、20樓檔案室都有一份),

所以每次搬家後單位裡面的櫃子又清出來,檔案室也每1年都會調查哪些檔案要銷毀

,周而復始。自己也習慣這種步調~~

而現在服務的機關檔管也有在做,但是每年都發包5000-8000萬的工程,一年大小10來件

加上設計、規劃等報告書、工程圖檔、變更設計、施工查核、金質獎等....

幾年下來,單位裡面的檔案室已經快裝不下了,樓上檔管那邊更慘,都堆到地上直接用

尼龍繩綁住,我是很擔心這樣下去,呆載重會太大,短期是不至於影響結構安全,但是

一旦地震什麼的,滿載的櫃子會承受不住的,可能會引發事故(假如有人進入檔案室)

所以想請問一下各位長官,你們都是怎麼處理這些舊檔的?是用什麼機制來處理?

我個人是想建議機關首長,學NT府,把過保也退保2-3年的案件,留下竣工圖電子檔

其他在單位的圖說就扔了,至於機關檔案室也看案件輕重,假如是植栽、維修就丟了

不知還有什麼要注意的?畢竟6個承辦,只有10個大櫃子...空間永遠不夠用

--
當然是戰。
只是和你剎亞不同,如今在單對單的最強決戰裡,
我白愁絕不乘人之危。
我會堂堂正正把對手擊敗,
而這就是我白愁給我大哥白正的承諾。
海虎爆破拳。出來!!

--

All Comments

Frederica avatarFrederica2018-10-25
依法要保管20年,所以87年以前的可以丟了
Edwina avatarEdwina2018-10-27
再來就是供應類的,比如說A4紙採購一年份這種的供應合約
Hamiltion avatarHamiltion2018-10-31
未滿20年,但合約結束就整個結束的這種,看要不要簽請
鈞長同意掃描成電子檔留存,紙本就可以銷毀,這樣
Liam avatarLiam2018-11-01
至於工程或高價財物採購,不宜輕易銷毀,三不五時還是
Rae avatarRae2018-11-03
會有他機關來調資料。我就遇過調查站說要來查10年前的
案子,翻箱倒櫃才找出來....
Oliver avatarOliver2018-11-06
辦鑑定會議