關於掌握交期 - 國貿工作討論

大家好,我在某科技小公司擔任國外業務助理的工作,目前工作滿兩個月,
因為這份算是我的第一份正職工作,因為社會經驗頗少,也非本科系畢業,
希望板上先進能不吝指教:

有關回覆客人交期的問題:因為公司有自己的生產線和研發部門,公司
業務部門除了老闆以外,剩下就是我,目前我的信箱會收到兩家日本客人
的來信,因為目前我負責範圍就是Shipping,所以客人大多會問我的問題
主要是交期,或是反應產品品質.因為產線狀況最熟悉者是廠長,所以客
戶問交期問題我會先詢問他,他給我交期後我再向老闆確認是否可以回
給客戶.

因為老闆時常不在,日本人(算中間商)又是極重效率和追問細節的人,導
致客戶時常覺得我們回覆問題太慢,他會抱怨我可以直接詢問廠長和採購
經理(有些料我們要向廠商進),當然我都會第一時間將交期問題轉給廠長
,但是他往往都會說等老闆進來再給,這點我能理解他要經過老闆最後確認,
免得到時回的交期太晚引起日本人不悅.

另一點大約我進去一個多月時,廠長和採購經理有暗示性的表示,之前客人
都會直接向他們問交期的問題,但現在為何都不會問了,這點我不知道為何
奇怪,業務部不是對外窗口嗎?而且我回覆客人也是經過老闆同意.


重點來了,5/4號有批貨要出貨,每個產品都是客人再三確認交期,同時我回覆
的每封信件也會跟廠長確認也會CC給他和老闆,他昨天忽然跟我說某個產品
他不知道有回過客人交期(當時回4/27),重點是交期單是他傳給我的,然後又
跟同事間暗示為我擅自回客人交期,當然這是不可能的事.我私下把他傳給我
的電子紀錄給他看,他還有點惱羞成怒,說他知道了,沒想到那個產品他又少
進100條線,好在廠商承諾禮一給我們,現在只能求5/4前順利完工了


關於類似的事情不只一次,他常常遺忘的事情就跟老闆說我沒跟他說,像上次
有個新訂單我已經KEY IN至公司系統,也開始跑作業流程了,老闆問他新訂單
的事他竟然說我沒跟他說,重點MSN和系統都有紀錄.


當然每個人都有遺忘的時候,可是一件事情已經確認很多次,又是及重要的事,
而我又不能抱怨他,他畢竟是主管,而我是極新人和產品知識需要仰賴他,想
請問大家會如何作或是我能做什麼改善狀況?



--