關於英文書信 - 國貿工作討論

※ 引述《domitiann (好想出國玩)》之銘言：
: 請問各位國貿界的前輩們
: 我最近在一小貿易公司上班 主管常覺得我的英文書信寫得不夠好
: 有時會用到中文式英文 或是寫得不夠誠懇之類的 例如客人 要提早交期出貨
: 我mail回應 我可以幫他提早到他想要的日期 老闆娘 就覺得
: 我寫的 感覺不出 我有幫客人盡力切出他想要的交期
: 好像 交期提早不困難，以後客人就會習慣性 催著我們交貨 之類的

老闆娘的想法是正確的!! 但這的確需要"經驗"
回覆交期的確要向您老闆娘說的那樣，不可以讓客人覺得"很好提前".......
當然，收到客人要求時最好過一小段時間再回覆...
因為不管交期能不能提前，你都要讓客人覺得"你有努力過了"
而不是劈頭就回覆他 "我可以幫您提前" 或 "沒辦法"
這樣客人會覺得: "你的交期八成都多抓" (前者) 或"根本沒幫我努力就說不行"(後者)

總之書信的寫法是多看多會!!

: 或是剛開始寫 shipping notice 寫的不夠詳細 沒列出 po＃　品名等等
: 不能只是請她看附檔的ｉｎｖｏｉｃｅ　或是　告知ＥＴＤ跟ＡＷＢ＃
: 後來當然　都改進　寫得越詳細越不會被主管念

我也是在小貿易公司上班，但您的情況似乎跟我相反
要出貨時我大都只跟客人說:
Your PO#123456 was shipped today via air.
Please find enclosed invoice and packing FYI.
至於後續forwarder給我的freight information之類的我會再後續補給客人知悉

至於報價，我還很菜的時候我都會在MAIL中列出他詢問的東西對應我家的料號
但沒多久主管就跟我說不必這樣做:
一來是附檔的報價單就很清楚了
二來若是有筆誤的話反而麻煩
三來是主管認為客人應該有責任看清楚報價單
所以現在我報價都只寫: Please see attached quotation FYI.
當然對不熟的或新客戶還是會加個 "I'm looking forward to your reply"之類的

: 其實我覺得 主管說的都沒錯，但是被糾正多了
: 內心是挺受傷的　（甚至問我　有寫過英文作文嗎？　給客人的信件　都必須
: 主管看過　修正過　才可寄出去）
: 所以現在都有很多負面的想法　例如覺得自己的能力太差　英文太爛
: 不足以勝任目前的工作
: 請問國貿界　在英文書信上的要求　是不是也很重要？
: 以前我都是覺得可以溝通就好！！我個人英文多益是七百五十分左右

750夠用了... 其實很多大學生英語系畢業的都還考不到這分數 =.=
我相信您的溝通能力是有一定的程度的
但畢竟書信往來的用法和平時學的作文差異是挺多的
書信著重在"簡潔明瞭"
除了可以閱讀商用英文書籍的範例書信外，目前我想不到其他比較有效的方法了
(可以的話，請其他業務cc給您看別人怎麼寫或許也不錯)

: 請問各位前輩　可以告訴我也該如何寫好英文書信呢
: 先說謝謝了

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