長官口頭交辦案件 - 公職

最近有民間團體，私下找我們局處長合作
我們局處長也表示全力配合並交辦我們去做

想請問，
外面的人要找政府機關合作
可以這樣私底下承諾就ok嗎？

我是認為至少需要提公文進來
然後進行上級審核等行政流程
才能確認合作關係

不過科長認為這是上級交辦案件
所以應該要配合
包括偶爾要在非上班時間開會

因為不知道團體有沒有在其他地方申請錢
那我們什麼文書都沒有就憑著口頭承諾
等於是政府機關去協助他們

那如果他們有在其他地方申請錢
是否有圖利嫌疑？


另外民間團體要和政府合作
可以私下和局處長談妥就成案嗎？
我是抱持開放的態度，但在這體制之內
還是要小心點
所以詢問大家 感謝！


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