事情處理不完 工作一直來 - 國貿工作討論

當然有些專業的部份想要讓你很快學會
這種期待有時候對你是種壓力
曾經我也做得很累 甚至我覺得被罵得很委屈
但是心裡上的調適很重要...

言歸正傳 我覺得你必須有資料整理的好習慣
首先我座位旁邊有一個三層架~~(三層架是好物!!)
最上面是緊急事項 中間是待辦事項 下面是做完等著歸檔的...每個人需要不同
一個file夾是寫bible的 如果我要帶人或我要出差都要帶著它
它讓我可以在30分鐘內完成交接或馬上直接帶著就上飛機
包括我客戶資料表 過去訂/出貨紀錄 船務控制表等
-客戶資料表包括 客戶的基本資料/聯絡人基本資料
-訂/出貨紀錄 你必須要學習一年內什麼時候是下單尖峰(HKTDC的雜誌在4月10月特別大本)
客人什麼時候訂了什麼~是否該提醒續單
總之你可以得到很多...
-船務控制表 裡面有出貨一覽表照
"訂單碼/工單碼 品名 金額 工廠及交貨期 客戶期限"的方式來排
基本上差不多是這些!

剛忘記寫~還有要ONGOING CHART也就是進度表
跟哪一個客人在哪一天發生哪些事都要紀錄
隨時要檢視是否太久沒跟進 進度是否落後

當我被罵時 我會把整個事件流程寫下來(而且要在下班時間做)
然後不斷思考怎麼樣可以更快更好
譬如說當我寄一個通知給誰 要不要cc給另一方這樣會比較方便
所以慢慢地我現在也可以做到了在船開航當天領提單
*裝櫃日就對好提單內容跟d/n 船一確定開航 fwd在確認款項後 下午就可以領了

有些表格都先做好格式 我只要填入就可以馬上寄出
這種小功夫免去你翻找資料的時間 你才不會覺得自己一直在忙雜事
重要的事怎麼都沒有做~~

每天下班離開座位前 我會把本子蓋上想一遍今天做了哪些事
為自己一天的努力做的整理與總結 然後寫下明天該做什麼
要保持真的很難 但是有些事一開始是必須做的

有時候去問難免被罵 因為人忙起來有時候會煩躁
但是被罵還是要問...如果你沒有因此學到東西 那就被罵得太不值得了
我經常掛在嘴邊"是! 對不起""不好意思這裡再請教你一下""謝謝!"
表現出一個積極的態度 就算錯了 人家念一念但也不會太苛責
同時自己也要思考一下 慢慢要脫離只會抄筆記的日子
人家在教的時候 大方提問"如果是xx的話 那是不是oo比較好"
甚至換句話說再一次確認所學 "你的意思是指...嗎"

同時你要累積人脈 像我硬頂船務工作時我就想建立一個自己的資料網
現在fwd打電話來報價 基本上都會說要到公司拜訪
我就每個都交換名片跟msn 趁機在談話中我也把公司遇到出貨的問題丟出來
看他們每個人是怎麼解決的
同時我有問題也向他們請教確認 要查什麼資料也是利用他們的資源
如果要靠自己摸索太慢了!!

最後我要告訴你 事情有分"重要的事"跟"救火的事"
如果一直在救火 那重要的事也會變救火的事
然後你就忙不完 而且都在擦屁股!!!


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