專案經理們都用什麼工具來管理專案？ - 工程師

※ 引述《Karrous (人稱笨賊一支香)》之銘言：
: 小弟奉命成立一個資訊團隊，工程師都己招募完成了。
: 專案經理的部分因為專業的關系用了一些對流程
: 很熟，但對專案管理很不熟的人
: 結果就是明明工程師都很認真，也能在時程內完成工作
: 但上線時程總是因為一些溝通不良的原因延期.......
: 想用導入工具的方式來改善這個問題
: 有沒有經驗豐富的專案經理可以指導一下的？

前輩們已經回覆得很好，重點是人而不是工具
但如果真的要談「工具」的話，建議是看公司文化去選擇適合的工具
不然只是搞死自己和團隊而已

個人經歷曾經用過Excel、Project、Oracle PLM，當然還有從國中生時代用到現在的email
簡單感想如下，但除此之外一定還要有一個大家溝通的平台如Teams或Google Docs
不然永遠是你說一套、成員做另外一套，最後整組delay GG然後還有人裝死不認錯

1. Excel

優點是免錢且大家都有 (公司套裝的Office軟體一定有這套)
所以也不需要去另外下載軟體去「溝通」
專案管理需要的功能也大概能夠有七七八八
只是很大的一個缺點是：凡人不太容易做出精美的甘特圖或是前後相依的任務對照

當然還是有神人，可以用Excel用得出神入化，公式信手捻來而巨集運用自如
但很抱歉我是凡人，所以Excel對我來說其實比較像是筆記的工具
就簡單分類成Action item、Contents (Status)、Owner、Deadline，最後再來個Remarks
其實重點會是在Remarks，我的習慣是結合Outlook的信件檔案或是照片、附檔等
讓你在每個追蹤事項上都有很快速的交互參照
對~email是很繁瑣，但很遺憾的是台灣職場上好像還是得超級依賴它
而且對付GY人還是相當有用，尤其是他說你沒通知某某規格需求變更，出包後說風涼話時
這會非常好用而且大量節省你找email的時間，對方也比較會乖乖吞下去

神人可以利用Excel畫出甘特圖，且能夠透過公式排除例假日準確抓出工作天
但我個人是直接依賴Project，所以Excel在專案排程的應用，就有賴大神補充了

2. Project

絕對是PM的神兵，但是需要儲值相當多的新台幣價值
如果公司是台幣戰士，請PM勇敢地開需求使用這套神兵
Project神的地方除了自動幫你排除例假日，且還可以依據不同專案需求去做前後相依
或是多個不同專案schedule都能放在同一個頁面呈現、比較
當然神人一樣可以透過Excel達成，只是就像前面講的如果你是凡人
請將研究Excel的時間省下來研究你的專案與產品，至於專案管理就交給Project

Project還有一個優點是要徑的提醒https://tinyurl.com/58nhw3hv
做專案最怕的是不緊急的項目大幅超前，但卻因為要徑大delay變成大家的努力付諸流水
要徑的提醒可以快速知道bottleneck可能的風險，讓團隊提早因應準備資源
或甚至請團隊提早動工，總之就是不要到時候才發現有洞卻又閃不掉
就我個人的使用經驗來說，要徑確實可以提早做到預警與反應，或甚至先平行作業避免失誤

3. Oracle PLM

也是PM的神兵，但更吃公司高層的新台幣價值，如果儲值不夠你會很痛苦
不過如果有一般的水準的話，這是套蠻好用的軟體
首先它就像公司內部的Google一樣，舉凡你要查詢BOM、料號、承認書、專案文件...etc.
只要輸入關鍵字就可以幫你找到資料
你也不用自己找MIS建NAS資料夾，就全部透過PLM的Web UI幫你把文件分類的整整齊齊
還可以針對不同使用者帳號區分權限做管理，當然前提是你公司有錢一個人配一個帳號啦

在專案管理上面，PLM除了也有排除例假日的功能，更棒的是可以在Task快到期時提出警示
當然Project、Outlook...都有類似的功能，但PLM給你的是一個設計好的Template
你只要設定好專案的時程與相對應的Tasks，後面就交給它照表操課與自動提醒
如果有時程更改也可以直接在PLM上面更新，所有的Task就會像Project一樣重新規劃
總而言之，就是省去你在那邊「算日子、改格式與整理資料」的時間
把心力留在關鍵的任務與專案上面

4. Teams or Google Docs

好用的協作工具，當然像Redmine、Jira早已有類似的功能
但在Teams or Google Docs挾天子以令諸侯下，可能是除了Line之外一樣不可或缺的工具
Teams or Google Docs的好處是，一份文件你可以同時讓所有團隊成員檢視與編輯
以往你要透過email傳個大半圈的事情，透過Teams or Google Docs馬上就可以詔告天下
專案成員如果有任何意見也可以立即回饋，根本就是PTT的工作職場版
(當然是不建議在上面嘴砲啦，話說我還真的看過有工程師在Redmine上面筆戰的...)

而且有個最重要的功能，就是即時同步所有團隊成員的資訊
從此你不用再被搞不清楚狀況的人煩惱了，也不用去調閱民國幾年幾月的郵件去「證明」
在這上面的就是最新資訊，請全世界依照這些資訊進行運轉

5. Email

最後題外話聊一下Email這東西
個人工作習慣是，非不得已不會去「另開新的email subject」並且重新發信給所有人
某某事情是透過Subject A去討論的話，往後就盡量都以Subject A去和你的團隊成員溝通
所以我比較常做的是使用舊email繼續討論下去，而不是想到啥就開一個新的email亂入

原因其實很簡單，因為Outlook的搜尋功能到了現代還是奇爛無比
你輸入關鍵字永遠有很大機會找不到你想找的信件
但如果你都是用相同的email subject，你只要使用「相關的」這個功能
就可以找到從古至今的所有討論串
除非不得已或是需要分拆討論對象，才用新的Email subject去做區分

我個人很不喜歡「想到啥就開一個新的email subject」的人
因為事後你會發現，有些天兵會在案子已經到了Phase 3的時候，還在問Phase 2解了沒
就只是因為他沒有跟到最新的email
但其實也不能怪他，畢竟每天信件這麼多，不會沒事每一封都看完
這個時候email subject就是很重要的指引
另外是老愛用「(Urgent/Important)」去修改原始信件標題的人
因為這樣寫不代表其他人願意優先處理你的事情
但你這樣亂改email subject，只會讓真正要做事的人摸不著頭緒
到底哪一封信才是真正最緊急，也是最新的資訊呢?

這個時候統一email subject就相當重要了，而我個人常常扮演這個角色
原因無他，因為最後出包的時候你會相當需要email證明一切...
而且PM一定要做到的事情是，區分任務的優先順序，不然你只會累死團隊
但當你找個email都要找個半天時，怎麼會有時間去處理其他事情呢?
(當然啦，都不看email的人不在討論之列...我還真的遇過這種PM)

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