採購之契約變更 - 公職

本人還未上過採購法課程，實務上有些疑惑想請問：

案子多為勞務案，如委託研究及網站維護等，

變更內容多為研究期程的調整，如契約原訂於104/5/25交正式評估報告，
但因為非可歸責廠商之因素需調整至104/7/31提交。(無價金變動)


之前有過的做法是直接以會議紀錄作依據，會議上廠商對於延期表示同意，
並有會議紀錄(會後有發函廠商)及簽到頁作為證明。
後續請購單位就簽契約變更，決行後再由採購單位發函給廠商。
此外並無要求廠商再函覆機關。
(採購單位還有需要再做什麼動作嗎?例如更新決標資料(?))

我們主計對這樣做法有些意見，照工程會契約範本，
主計覺得應該要要求廠商來函，提出相關文件，機關再據以作變更，
可是造成契約變更的原因無可歸責廠商，還要求廠商要來函提文件，
這樣廠商不是覺得很莫名其妙嗎@@?
而且會議過程確實是經過雙方合意，這樣應該就可符合契約範本規定了吧..?
並且也有函廠商的公文作為書面紀錄..


想請教各位有無類似的經驗呢?
比較麻煩的是科長都覺得現況作法ok，但主計時常都認為不ok..XD
我呈現一個不知道要聽誰好的囧境XDD 謝謝。

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