有關保證金 - 公職
By Valerie
at 2010-09-02T22:33
at 2010-09-02T22:33
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我覺得原po先釐清一點,出納收的是「保證書」還是「保證金」?
如果是保證書,那就把保證書保管好就好,如果是保證金,一筆保證金就在出納手中
默默消失(過期),而出納說跟他的業務完全沒關係,當然機關首長說ok就ok,誰也
沒辦法說什麼,就連會計也不能說什麼啊。
廠商拿保證書來當保證金真的很讓人頭痛,不像現金和支票,錢就穩穩落在機關口袋
中,可是採購法就是規定廠商可以用保證書;然而保證書一旦過期就是廢紙一張,若
遇到需要扣廠商保證金的時候,大家問出納保證金到哪去了?出納拿出一張廢紙說:
保證金在這裡,可是扣不到錢了!那出納就是早知道過期啦(如果是履約保證金可能
還有救,保固保證金就真的只能奢望廠商的良心了),雖然出納覺得這不是出納的責
任而是會計的責任,但保證金確實是在出納手中消失的,就像廠商繳現金而這筆現金
就在出納手中消失一樣,這叫出納有保管好實在很難讓人信服。
當然我也是覺得,會計應該沒有職權去命令出納催廠商或承辦,出納頂多就是盡到
通知承辦人的責任,畢竟保證書是不是快到期,出納是第一個知道的,因為保證書是
保管在出納手上要保證它可以變成錢的(要不然其實廠商拿衛生紙來繳,效果也一樣)
。尤其是工程案繁多的機關,每個承辦手上一大堆公告金額以上在設計的、在估驗的、
正在辦變更設計的、正在驗收結算的、正在保固的…然後還有更多未達公告金額的…
如果是這種型態的機關,要承辦再花心力去照顧保證書的期限,風險會比較大(就像
原po說的,忘記了),所以主管或會計會偏向由出納來控管期限這部分,原po不同意的
話當然可以爭,不過保證書終究是在原po手上,是第一道防線,很難把這項業務丟給會
計。
話說保證金變成廢紙最怕的還是承辦,我想原po是遇到很不會想的承辦,覺得會計和原
po在找麻煩,原po才會認為要當壞人了。其實通知承辦保證書要到期的出納是好人耶!
至少我們機關的出納通知我,我都會很感謝他,雖然要催廠商這件事是麻煩的,但非
做不可。那種抱怨出納通知的承辦很糟糕,要不他自己花錢找個助理幫他控管保證書的
期限看他要不要,但那種人就是存在很多機關當中。
分享一下我們機關對保證書的做法,快到期出納通知承辦科室,承辦科室去聯絡廠商來
辦展延,出納只通知不催,承辦科室不知死活不找廠商來展延就好自為之。畢竟要不要
展延(搞不好工程決算書都做好在用印了)、展延多久,這些出納都不會曉得,自然不
該由出納來負責。然後,會計就是沒見到保證金不發工程款這樣(所以到會計已經是最
後一道防線了)。
不過我也是有見過由承辦自己來控管保證書期限的,但他手上的工程案非常少,用保證
書來當保證金可能就那麼一張,所以每個機關的性質都不大一樣(相同的是會計都不是
去催的那個人就是了)。
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