設施招標的內部規格擬辦 以往函釋的書冊 - 公職

代問：

朋友的情況。

是新進人員，任職前完全沒有出社會的經驗，也還沒參加什麼招標採購的進修班。

因為是任職小地方某個機關，所以一切氛圍感覺有點混亂...

朋友奉命要對單位的某個工務建案加以承辦招標，
他腦中對這個任務的執行方法毫無概念。

例如首先，上級只交待要蓋某某某設施，可是對沒有經驗的朋友而言，
某某某的大概「外觀」雖然可以想像，但設施的「內部」「應該是」什麼細部規格，
則毫無概念。文稿也就不知怎麼下筆，已經被（不必期待明理的）長官指摘說這新人
能力不足了（但長官也不會將此案交給其他人辦，新人就認份吧）。

老鳥是稍微點撥（他們只旁觀，但不會涉入太多）說，有以往合作過的廠商的電話，
單位這個建案的規格就打電話請那個廠商提供腹案，
然後就依樣畫葫蘆照著寫在文稿內請各級長官簽核，然後據以發文招標。

話是這麼說沒錯，關於建案的內部規格的文稿內容也就生得出來了。

可是朋友有個疑問：

由「特定某一個（或兩個）」廠商出具的建案規格，「假設萬一」有利於該廠商自身的產
品優勢，而導致了不公平競爭，那麼朋友日後平白無故被落選的廠商檢舉說憑甚麼單位的
建案非要依照「某些」規格不可、為何「條件」恰恰有利於某廠商、搞不好涉嫌圖利他人
，那怎麼辦？感覺老鳥的建議有哪邊說不出來不妥之處。

更何況萬一某種設施的屬性，以往「完全」沒有「合作過」的廠商可以「私下請其提供
規格」時，那又怎麼承辦呢？

請問關於擬辦「毫無概念的某設施的規格」來上簽，則承辦人合法地去「問到、找到」
至少某種規格腹案來擬稿的做法是？（同事們也不清楚，所以問單位內同事無解）



再者，會不會是因為單位小的緣故，所謂某些解釋的認定或前例，在辦公室（至少剛任職
的一、兩天內）一下子還沒找到（或者沒有書冊，或者有但不知被塞去哪裡）有上級函釋
的彙編等等白紙黑字的書冊備查。單位內同事們也不清楚有沒有朋友業務所需的函釋彙編
、他們說總之依照長官說的就對了，長官會告訴你上級的函釋所發布的內容；大家這麼運
作幾十年了都沒啥問題。

（函釋書冊最完備的單位是人事室，但畢竟隔單位如隔山，所謂人事法令彙編也跟
「業務」單位所需的執行類的函釋書冊不一樣）

請問「依照公務界常態」，業務單位應該要有中央業務主管機關的各類函釋的白紙黑字
彙編書冊留存，以供承辦人參考，並作為白紙黑字依據，而不是憑長官一張嘴代為轉述
以往上級函釋的要旨嗎？

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