請問採購人員和業務承辦人的業務區隔... - 公職

※ 引述《willynilly ()》之銘言：
: 身為承辦人 不是應該就是執行案子(需求單位)嗎?
: 但是每次都是自己在準備招標公告文件 招標評審/評選文件 議價議內容文件 驗收文件
: 再跟採購人員移辦來移辦去的 弄得自己真的是一頭霧水...
業務單位的採購需求　業務單位應該要最清楚
　採購人員又不是業務單位肚子裡的蛔蟲　
　怎麼可能瞭解業務單位(長官)要的是什麼
　當然是由業務單位的承辦人員來擬招標文件（投標須知、契約、評分表、單價詳細表）
　以敝機關來說　專責採購人員三位　分工各業務單位的採購
　以業務單位三十個股來算　每個採購人員至少分到30x個採購案
　難道這30x件採購案　都要採購人員來擬招標文件嗎
　讓三十個股的業務承辦人自己擬招標文件
　再讓採購人員double check招標文件裡的採購程序有無問題　不是更有效率嗎

: 請問是否案子的招標需知和契約都應是承辦人去製作的呢?
: (那採購人員在這時候的工作是?)
　以敝機關來說
　採購人員在聽取業務單位的採購需求後（草擬招標需求階段）
　會提供業務單位承辦人適合的招標文件範本電子檔：財物、勞務、工程契約範本
　如果業務單位承辦人完全沒辦過採購　根本不知從何下手
　對新手最困難的部份　就是如何把採購需求　用白紙黑字描述出來
　比如業務單位想要印一本宣導手冊　承辦人只知道大概要印幾頁
　像紙質、磅數、幾色印刷、美編要求...他們根本不曉得該怎麼用文字描述
　這時採購人員會提供業務單位其它承經辦類似的前案規格供業務單位參考
　採購人員並不是閒在那邊沒事幹

: 委員是承辦人上網找好並作好表格給主管勾選的嗎?
: (那採購人員在這時候的工作是?)
　以敝機關來說
　公告金額以上採購　評選委員的外聘委員都是從政府採購電子網產生建議名單
　而產生名單的「委員分類篩選表」是由業務單位簽報給首長核定
　（要選什麼領域的委員　採購單位難道會比業務單位清楚？）
　奉核的篩選表　再交由採購人員上網產生建議名單
　陳給首長一併圈選內、外聘委員

: 評審/評選會議是承辦人準備所有資料和表格並作會議記錄嗎?
: (那採購人員在這時候的工作是?)
　以敝機關來說
　召開評審／評選會議　是業務單位的權責沒錯
　由業務單位負責整個評審／評選會議的進行
　（包含敲委員出席時間、借會議室、發開會通知單、採購便當茶水等等）
　而採購人員必需列席評審／評選會議
　負責報告採購案的招決標方式、是否複數決標、評分方式
　廠商簡報時　採購人員負責計時
　委員打完分數後　採購人員負責彙整分數到評分總表
　但是評審／評選會議紀錄　是由業務單位負責製作
　（會議紀錄都有固定格式　只是把出席委員、參選廠商名稱以及分數名次置換而已）

: 是承辦人寫簽和製作底價單請主管定底價嗎?
　以敝機關來說
　底價由採購人員製作　填寫採購金額
　再交由業務單位承辦人及主管　填寫預估（決標）金額
　填好後　由採購人員密封　親送長官（主秘以上）核定底價後再重新密封
　底價表由採購人員負責保管　在開標之前都要收好
　業務單位承辦人只需要負責自己案子的底價表就好
　採購人員則是要做好幾個業務單位的底價表

: 是承辦人製作議內容紀錄表嗎?
　以敝機關來說
　舉凡開標：資格標、規格標、價格標（議價／比價）
　都是採購人員製作紀錄
　採購單位主管擔任開標主持人
　這是毫無疑問

: 驗收記錄也是承辦人作的嗎?
: (那採購人員在這時候的工作是?)
　以敝機關來說
　驗收紀錄是採購人員製作
　主驗人員是業務單位股長層級以上人員
　驗收紀錄的內容　是採購人員根據主驗人驗收結果紀錄的
　驗收通不通過、合不合格　是主驗人決定　採購人員只是忠實紀錄而已
　驗收通過後　由採購人員負責簽辦核銷付款　製作結算驗收證明書

: 不知道為什麼感覺起來採購承辦人只要把東西放上網就好了...
　採購人員的業務　若像閣下講的「只要把東西放上網」　就不會流動率這麼高了...
　以敝機關來說
　一個採購人員　平均一年要辦大約至少60件招標案（十萬元以上）平均一個月5件
　所以有五、六件乃至七、八件採購同時進行是很正常的
　有的正在起案　有的正在等標期（要賣標單）有的要評選　有的要議價
　有的在履約管理　有的要驗收付款　有的要結案退保證金

　業務單位提出採購需求後　採購人員要判斷最適宜的招、決標方式
　（採最低標？採最有利標？採限制性招標？）
　業務單位草擬招標文件後　採購人員要協助審視內容有無違反採購相關法令
　（履約期間是否合理？規格是否獨厚某家廠商？）
　在符合採購法令為前提下　又不能過於干涉需求規格部份
　以免影響業務執行　所以修招標需求　是一門大學問
　有時後招標文件改了好幾個版本　才定案
　招標文件核准了　採購人員要把招標文件的電子檔整個順過一次後
　確定沒有遺漏掉修正的文字後　再波上網公告　並製作標單販賣
　雖然現在有電子領標　但是實體標單仍然不可免除
　有些比較大的案子　都十幾二十家廠商來投標
　採購人員至少要先做個三十份標單備著　做標單就好像家庭代工一樣
　（標單賣再多份　採購人員也沒有業績獎金）

　在陳核招標文件的過程中　會計、政風　還有上面的長官
　都可能會對招標文件內容有意見　而用筆修改　招標文件動轍數十頁
　如果不仔細看過　有時候真的會遺漏該修正的部份
　最痛苦的是　公告上網之後　業務單位又說規格訂錯了　要修改招標文件
　採購人員就要配合修正招標公告跟招標文件　
　有時候還要因此延長等標期　影響業務推行　引來長官關切
　有些廠商也會來跟採購人員抗議　為什麼原來你們招標公告的規格是A 又改成B？
　然後不斷質疑你們機關是不是為了要讓某家廠商能進來才修改規格...

　開標　採購人員要在好幾家廠商面前　當場剪開標封　審查投標文件
　如果投標廠商十幾二十家　標單堆的跟山一樣　由其是評選的案子
　服務建議書每一本都厚得跟電話簿一樣　採購人員沒有助理
　只能自己搬到開標室　審查完再搬回辦公室
　不但要製作開標紀錄　要注意有沒有廠商圍標　要看廠商報價是否不合理...
　有些廠商是專門找機關麻煩的　開標過程只要有一點閃失　他們就會抗議
　以個人辦採購多年的經驗　標場真的是千變萬化　永遠不曉得會發生什麼事
　即使事前準備再周全　總是有意想不到的事會發生
　好不容易決標了　跟廠商簽訂合約、用印也是採購人員要負責的
　只有合約書經雙方用印完成之後　採購人員可以稍微喘口氣
　因為接下的履約管理　就是業務單位跟廠商的事
　不過如果履約管理出問題　廠商逾期交貨該扣款不扣款　驗收時主驗人耍白爛
　採購人員也不能坐視.... 一旦衍變成履約爭議　就可能要去調解
　甚至鬧上法院　然後會計、政風、審計處、採購小組　都會來釘
　這些都是閣下看不到的採購人員潛在危機
　八個字「做好無賞　弄破要賠」　

　最後　提供一下敝機關內部採購分工的規則給閣下參考：

本機關關於採購案件之單位分工及作業事項如下：
（一）業務單位執行事項：
　1、視執行業務之需要，簽報首長核定同意辦理相關採購，並提出申請。
　2、擬訂招標文件，並於招標文件中明確填寫下列事項：
　（1）採購標的名稱。
　（2）項目及數量。
　（3）交貨（履約）期限與日期。
　（4）遲延交貨（履約）責任歸屬情形及罰則。
　（5）交貨（履約）地點。
　（6）交貨（履約）規定、條件。
　（7）驗收方式、條件。
　（8）付款方式、條件。
　（9）保固（證）責任、條件。
　（10）契約生效日期。
　（11）必要性之保密條款。
　（12）其他應由業務單位填列之事項。
　3、視個別採購案件之特性，於招標文件中之適當位置填寫其他與履行契約相關之
　 　文字條款。
　4、於「底價表」中填列預估底價，並作成分析，密封後陳核底價。
5、簽報組成採購評選委員會及工作小組。
6、召開採購評選（審）委員會，評選（審）出優勝廠商並作成會議紀錄簽報。
7、契約有效期間內或保固責任期間內之履約管理相關事項
8、契約變更項目之擬定與契約變更、延長及預算保留之簽辦。
9、主動簽報辦理驗收；或接收廠商要求辦理驗收之文件，簽報相關履約情形及辦理
驗收，並知會與驗收作業有關之單位。
10、其他有關政府採購法令規範之事項。
（二）採購單位執行事項：
1、依據業務單位簽奉核定之簽呈及招標文件，簽辦相關上網招標及開標作業程序。
2、依據業務單位簽奉核定之簽呈及招標文件，擬定招標公告稿件一併簽核。
3、將相關招標文件刊登政府採購公報，並登錄於政府採購資訊網站。
4、簽報上級機關遴派開標、比價、議價、決標及驗收作業等之監辦人員。
5、簽報上級機關遴派以專家學者身分出席之評選委員。
6、製作並販售招標文件及標封。
7、接收廠商之投標文件並彙整，準備開標之前置作業。
8、主持開標，並依開標現場實際狀況，作適當之宣佈。
9、製作開標、決標、流標、廢標紀錄。
10、刊登「決標公告」或「無法決標公告」於政府採購資訊網站。
11、通知廠商製作契約、簽報用印，並將契約正、副本函送廠商及相關單位。
12、主持契約變更協商會議，並製作紀錄。
13、將契約變更結果之紀錄函送廠商。
14、廠商提出疑議及異議之簽會及處理。
15、配合業務單位辦理驗收，製作「驗收紀錄」、「結算驗收證明書」等書面文件。
16、廠商完成履約，交付發票請款之核銷作業簽辦。
17、有關「招標文件範本」之更新及修正，並刊登於本局內部網站，供業務單位下載
運用。
18、選擇性招標案件，接受廠商資格審查之申請，並負責審查。
19、選擇性招標案件，建立合格廠商名單，並刊登於本局內部網站，供業務單位下載
運用。
20、所屬機關辦理查核金額以上採購案件之開標、比價、議價、決標及驗收等事項，
依規定報請上級機關派員監辦時，負責派員監辦事宜。
21、其他有關政府採購法令規範之事項。





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