請問過保固期採購文件銷毀 - 公職

依據檔案法 (第4.5.10條)

機關共通性檔案保存年限基準
類別 編號 函頒日期
行政 06 94年4月1日檔徵字第0940011272號函訂頒

0607採購業務

巨額 20年 (具消耗性)
30年


未達巨額或為商業性轉售或用於製造產品、提供服務以供轉售目的所為之採購
10年

終止或解除契約，且未重行辦理招標
20年

...

餘自行 查詢 XD


※ 引述《lifestream (咪路貓與黑黑兔)》之銘言：
: 請教一下各位長官，最近我在清查單位裡面的檔案室，裡面很多契約書、核定文
: 都超過保固期一陣子，最早的有民國75年的服務建議書等，基本上都無效了，
: 時空背景差太多，以前在NT府，機關基本上3-5年搬家一次，那時很多過保2年以上的
: 契約書、審查資料，平安落幕的太佔空間，一堆自己印的文件也沒太大意義，
: 看著前輩扔了，自己的也會就直接丟到垃圾車（因為會計室、20樓檔案室都有一份），
: 所以每次搬家後單位裡面的櫃子又清出來，檔案室也每1年都會調查哪些檔案要銷毀
: ，周而復始。自己也習慣這種步調～～
: 而現在服務的機關檔管也有在做，但是每年都發包5000-8000萬的工程，一年大小10來件
: 加上設計、規劃等報告書、工程圖檔、變更設計、施工查核、金質獎等....
: 幾年下來，單位裡面的檔案室已經快裝不下了，樓上檔管那邊更慘，都堆到地上直接用
: 尼龍繩綁住，我是很擔心這樣下去，呆載重會太大，短期是不至於影響結構安全，但是
: 一旦地震什麼的，滿載的櫃子會承受不住的，可能會引發事故（假如有人進入檔案室）
: 所以想請問一下各位長官，你們都是怎麼處理這些舊檔的？是用什麼機制來處理？
: 我個人是想建議機關首長，學NT府，把過保也退保2-3年的案件，留下竣工圖電子檔
: 其他在單位的圖說就扔了，至於機關檔案室也看案件輕重，假如是植栽、維修就丟了
: 不知還有什麼要注意的？畢竟6個承辦，只有10個大櫃子...空間永遠不夠用

紫煌大...您...應該感覺到土木轉行政(尤其是主管職)的"坎"在哪裡了... XD

工程邏輯重"實際"...用不到得理論數據...沒必要花心思
行政羅及重"程序"...用不用的到不重要...但有說要做得就一定要做...XD

檔管剛好是其中一種
土木人最易在行政程序理打轉的情況...

實務上 沒用的應該趕快清掉...
如果沒被檔管K過得經驗...
還真的不知道 法有明訂保存期限呢~~! XDD

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不過老實說 個人還留著經辦的第一件工程資料...

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懷念 採購文件保存作業準則...尚未廢止的年代吧...
第 5 條
採購文件之保存期限如下，機關 (構) 並得視需要延長之：
一、未達巨額或為轉售或供製造成品以供轉售之採購，自驗收之日起三年
。
二、前款以外之採購，自驗收之日起五年。
三、終止或解除契約者，自終止或解除契約之日起五年。但終止或解除契
約後重行辦理招標者，不在此限。
四、流標或廢標者，自流標或廢標之日起三年。
五、取消採購者，自取消採購之日起三年。
六、依本法第九十九條甄選投資廠商者，自簽約之日起五年。
七、與標的之設計、結構或安全有關之採購文件，自標的報廢之日起一年
。
八、未得標廠商之文件，自決標予得標廠商之日起三年。
第一款及第二款之期限，有部分驗收者，自全部驗收之日起算；無驗收程
序者，自最後付款之日起算。
編入同一卷宗之採購文件保存期限不同者，其先屆滿者之文件，仍應隨同
後屆滿者一併保存之。


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我從來沒討厭過記者，只是不喜歡一部份自稱記者的寄生蟲。我討厭的是那些對可能受到
政治力的事避而不提，而專寫會傷害一般市民的隱私及名譽的記者；更過分一點成為當權
者的利益代辯人的傢伙而已。　　　　　　　　　～ 宇宙曆 797.1.26 楊威利

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