關於國外參展二三事 - Part II - 國貿工作討論

展位確認之後，就需要就展位到時要如何佈置，來決定展品
數量以及套裝之外的展具(展覽傢具)的追加。


通常在展覽的網站上面，會有一個區塊給所有的展覽商，有
些展會會要求必需要去申請帳號，並且按照大會的要求，在
規定的時間內去上傳相關的資料，因為展方會發行一些刊物
或是大會手冊，這些大部展覽代理在展位確認之後會給一個
時程表，告知每一項流程的最後截止時間，例如上傳資料、
海空運結關日、替訪客申請參觀證、展具最後追加確認日期
等等的事項，反正都花錢買代理的服務，有問題就不要客氣
撥電話去問吧。


展具的追加以及施工確認通常會是最早需要決定的事情，所
以必需要先對展位的陳列方式有概念，套裝的展具除了基本
的桌椅之外，通常是沒有其它任何的展具，當然這要看一開
始代理所提供的報價表，裡面都會寫得很清楚，展具的部份
，裝潢公司會給一份追加的價格表，上面會有照片或圖片、
尺寸、價格，如果要追加電力的部份也是在此時一併確認，
因為基本電力的插頭位置是可以選擇的，追加的展具也需要
先確定放在哪些位置，所以通常裝潢公司會畫一個簡圖做確
認，如果沒有問題，到時到了攤位，應該所有的插頭和展具
的位置都是按照圖面施工。


除了櫃子之外，通常在展場最常看到的就是層板，要架幾層
，怎麼架，都記得要再跟裝潢公司再確認，請記得在套裝之
外，再加一張椅子也都是要算錢的，而在開展前在當場追加
什麼展具，裝潢公司都可以生得出來，但是索價極高，因此
還是請先務必在申請期限前所有的需要給決定好。


展具追加都要另外付款，所以我大部份是會先請公司的美工
先做一張按我的想法佈置的示意圖，然後再和上頭討論這樣
的陳列佈置是否合適，最後再去申請追加展具和付款的事項
。


另外提醒一下，櫃子有分有鎖以及沒有鎖的差別，如果去的
是不太先進的國家，產品單價又高或需要鎖起來，那請務必
要追加帶鎖的櫃子，我還記得在CES的時候，早上開展前去
代理的服務攤位泡咖啡，就聽到大陸的展商很生氣地跑來找
服務人員，抱怨他們的展品被偷了，因此不怕一萬只怕萬一
，能夠收起來的還是收起來，能夠鎖的還是鎖起來。


在攤位佈置方面，就要看公司是打算印海報還是掛海報，現
在大陸的數位印刷其實蠻便宜的，所以我都是直接請大陸美
工印海報，因為在展位的明細中會告訴你隔間有多高多寬，
所以你可以按尺寸決定你要印多少面海報以及每面海報的尺
寸，海報有時間就請美工先去設計吧，儘量不要把事情都推
在要出去參展之前才完成，除了參展之外的例行公事也很多
，能想到先準備就先處理吧。


原則上像之前提到的上傳資料什麼的這些事前工作，在比較
大型的展會，代理會開二次的說明會，一次是說明何時需要
按大會規定填寫或上傳什麼資料，一次就是接近行前的時候
，會再告知在會場的連絡方式以及到了攤位有任何問題要找
誰以及如何處理，所以不必太擔心漏失了什麼事項沒按大會
規定進行，第一次說明會都會發時程表，記得把時程表黏貼
在顯眼處，看到有想起來就好。


展覽的尾款付款日有固定的期限，也有些展覽的款項是一次
付清的，這就看每個代理單位的規定，記得去申請付款即可
，你忘了也沒關係，代理業務會提醒你這件事的。


展品數量我覺得是參展前得做的一件重要的事，如果有先例
可以參考，那當然是最好，如果是第一次參展，那請必需要
有一些想像力，展品數量和你要如何陳列有關，海運是看材
積的，當然是準備適量的數量即可，但是太少又怕要送樣品
或賣樣品(基本上很多展覽都規定說不能賣樣品..但..嗯..)
，這就得各自發揮各自的功力來選擇要帶多少展品了。


大家都知道空運很貴，所以大部份的人都會選擇海運展品，
在展品運輸的部份，展覽代理都會有配合的forwarder，大約
在展前1~1.5個月就會開始收貨，如果早打包好，那就可以排
早一點的船，如果很晚展品才準備好，那請務必趕上最後結關
日，展品都要報關，這forwarder都會全包，只要打包好展品
後，和forwarder要S/O之後安排送到櫃場，同時記得附上
invoice/packing list，那展品這項就處理好了。


不同的展會對於shipping mark有不同的要求，基本上正側嘜都
會要標註攤位號碼，這個forwarder在說明會的時候都會發注意
事項，到時按照範例製作正側嘜即可。


海運出去的箱子裡面，當然不只包括展品，其它像DM/名片/海報
/陳列架/文具/工具/打包工具等等都是要一起打包進去的，文具
請務必帶齊，包括要訂名片的記錄本和針書針(對，我就遇過有
人沒帶只好整條巷子的鄰居一家要一排釘書針的狀況)，還有很重
要的封箱膠帶(對，我也遇過有人竟然沒有帶封箱膠帶的狀況)，
另外面紙也請記得丟個幾包進去，螺絲起子帶一把偶爾也會派上
用場。


通常如果可以的話，最好是紙箱加打棧板，這樣比較可以避免超過
一箱的展品失散的可能，這點是forwarder也都會建議的一件事。


如果要和旅行社報名參加團進團出的展覽團，那要記得看旅行社的
報名截止時間，如果是自行安排的話，房間和機票要記得提前訂，
另外還有如果需要申請簽證的話也得提早進行，商務旅行的事項我
就不提了，大家有出國出差過應該都很清楚要做什麼準備。


有些展覽，在大會叫你完成一堆的線上資料填寫之後，你會提前收
到badge，別懷疑，就是入場證，收到千萬要保存好，然後出門千萬
要記得帶，沒有badge，是沒有辦法報到的，不然就是不見了要進行
一串很麻煩的申請程序，所以一定千萬要記得保存好以及記得帶！


通常差不多在行前說明會召開之前，大部份的流程都進行完了，行前
說明會就是告訴你所有各事項負責人在當地的連絡電話，如果在開展
前開放進場佈置時有任何問題，要和誰連絡，包括人到了但是展品沒
到，要找誰，展具沒按你的要求擺設或是少了什麼東西，要找誰這些
問題之類的，記得把那張連絡人的資訊明細和出差的文件一起放好，
因為你永遠不知道當你在佈展日到達攤位前，會發生什麼事情。


以上大概就是出門之前必須注意的事項，其它在展場的部份，就待我
有空再來打一篇，其中應該會包括我覺得參展的收穫也是看運氣這點
的心得。


在此祝大家新年快樂，祝福大家新的一年業績長紅！



Miroc


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