OUTLOOK心得分享 - 國貿工作討論

在上一篇推文裡面提到用OUTLOOK對信件做標示的方法
想想乾脆來分享一下我使用OUTLOOK的心得
也許有版友有更精進的使用方法
那也請一起來參加討論吧！

之前待在貿易公司的時候
客人的數目+廠商的數目
在某些很忙的季節裡
每天一開OUTLOOK
就可以收到一大堆的信件
所以用OUTLOOK來做信件管理
可以讓工作順利進行
該回的信不會漏了回

現在依舊是做貿易
不過只要單一對自己的工廠
但是因為接ODM和OEM單子
所以工廠對口的部門也很多
再加上還要對客人指定的配合廠商
所以案子一多事情一雜
信件的管理也就很重要啦


大家每天早上做的第一件事是啥咧
我的話 是邊吃早餐邊開OUTLOOK看信件
看到客人傳來的水單 心情就很愉快
看到客人傳來的客訴 心情就很烏雲
看到工廠傳來的生產延交　會覺得哇咧之前不是才延過?
看到美工和工程還有RD傳來的圖檔OK的通知
就會很開心地點開FTP收圖檔
同時祈禱那個圖最好是不要給我畫錯
在以上這些實況發生的同時
我會就每一封信的重要性和性質
用旗幟做標示

我的標示顏色大致如下：

當天要處理回覆客人的 -RED
樣品和備品需求 -BLUE
客人通知要來台 -GREEN
只是照會看完就可以歸類的郵件 -直接打勾
客人有關品質工程問題的郵件 -把客人的英文信件開轉寄 先存到草稿

所以在吃完早餐的同時
也把早上收到的郵件做了分類
我會把前一天的應做事項拿出來看
應做事項是我的簡單筆記
很簡單用單面空白的癈紙印上格線
因為不是每件事處理都是用EMAIL進行
要在SKYPE上確認的事情
還有要補的什麼系統單據
要撥電話去問的事項
我都會把這些寫上去
完成的就用螢光筆mark起來
追加的就再標上去
這筆記不是每天更新
我會看狀況再重寫一張


email中當天要處理的事
我會把它簡單寫到應做事項中
當天處理好了　也確實回信給客人之後
就會把標RED的打勾 這就表示這封郵件處理完成
打勾的郵件 重要的等待客人回覆的我會留在收件夾
如果只是單純的水單或是通知 打勾後就會移到客人的資料夾
重要的信件　等到隔天收到客人的回覆
就可以把昨天同樣主題的郵件丟到客人的資料夾
就不會有一堆同樣主旨的郵件留在收件夾裡面


標示BLUE的是樣品和備品的追蹤
只要是收到這樣的需求
我就會標上藍色
當天就會和大陸工廠的業助確認何時可出
有了交期就回信給客人
用旗幟標示的好處是
就算回信、轉寄
只要不去打勾或換顏色
這封郵件就會一直標示這個顏色
就算不小心移到某個資料夾
只要點待處理信件這個資料夾
就會把所有有標旗幟的信件列出來

樣品和備品寄出後要通知客人快遞號碼
這時一直留在收件夾的郵件
只要一點回覆就可以馬上回給客人
不用在資料夾裡找半天


標示GREEN的　就是跟客人的來訪有關
因為我在台灣　工廠在大陸
有時候客人來台　或是去工廠
工廠的話就要請大陸的業務接待
所以這些郵件我會特別用GREEN標示
如果像是有些版友的客人
是來自那種需要給他邀請函申請VISA
或是需要去外交部進行兌保的國家
光是要幫客人處理的事情就一堆
那分開一個顏色做旗幟
就會非常的好用

OUTLOOK其實是很多功能的一個信件軟體
我覺得它和OUTLOOK EXPRESS最大的差別
就是它會把信件按日期分今天、昨天、上週、上月
所以除了把信件分顏色之外
還可以知道那些一直留在收件夾的郵件
到底拖了多久還沒有回應
或是拖了多久還沒有寄出樣品
像是客人一個月前說要來台灣
信件就在最前面的日期
隔了二週就該去問客人訂的班機資訊
好來安排飯店接機這些事宜
這點是和陽春的OUTLOOK EXPRESS最大的不同
當然OUTLOOK也有排行程和記事的功能
這部份我還真的沒用過
就無法跟大家分享心得了

深深覺得分門別類建立資料夾去分類EMAIL
是一件很重要的事情
工欲善其事　必先利其器
所以好好使用OUTLOOK這個工具
絕對會事半功倍 好處多多

上面忘了提
除了收到的email
我也會把寄件備份的郵件做整理
所以我的OUTLOOK左邊的資料夾大致如下


收件夾
EUROPE-歐洲
AAAAAA
OUT
MODEL AAA 專案
BBB
OUT
CCC
OUT

ABC都是客人的名稱
我會按地區來分資料夾
屬於專案的來龍去脈郵件就會歸到專案
等到開模和承認樣都OK 客人開始下大貨訂單 才算結案
至於寄件備份 　我大概一個月會整理一次
只要按收件人排序　同個收件人的就可以批次拉進該客人的OUT夾裡

OUTLOOK還有功能強大的"關連郵件"搜尋
只要主題相同　就可以找到這封郵件的一串相關郵件
在回溯哪封郵件客人同意了卻翻臉不認帳時　超級好用啊！


話說在我剛畢業的時候
大家都還不常用EMAIL來溝通
曾經EMAIL還變成我和同事的另類MSN
到了現在　公司內外部都用EMAIL來溝通
所以有效管理郵件就很重要
只不過各人有各人的方法
但是強烈推薦還在用OUTLOOK EXPRESS的版友
還有深深被一堆郵件困擾的版友
來改用OUTLOOK吧！
請別擔心原先OUTLOOK EXPRESS的資料夾和郵件會不見
這些都可以匯出到OUTLOOK的啦！

(打到這裡 我要申明我絕對沒有收賣扣瘦夫特公司的錢來打廣告!!!)


--
酒醉的詩人在昏沈的夜 寫下千古的寂寞
那悲傷的歌手在無人的角落 唱著孤獨的歌
今天和昨天有什麼不同 一樣的日子要過
所以忙碌的人繼續追逐時間 卻只能在歲月裡隨波逐流

--