樣品怎樣統籌呢? - 國貿工作討論

※ 引述《iimk0918 (勇氣和毅力)》之銘言：
: 最近被樣品的東西搞得好亂@@
: 我們流程是 報價給客人之後
: 如果客人確認了 就會通知工廠打樣
: 但是我們的款式好多好多(公司做雜貨類的)
: 最近 好多客人都在問交期問樣品什麼時候給?
: 有點亂亂的
: 請問前輩們你們會怎麼統籌手頭上有哪些樣品?
: 另外,客人收到樣品後如果確認打樣ok,又該怎麼記錄呢?
: 想學學你們的方式,謝謝!

通常對於固定流程 又雜又多的東西

包括我剛開始對國貿流程不熟的時候 我是做一個表格

譬如說 我自己公司這邊的國貿進貨作業程序是：


採購>追交期>通知requstor預計交期> (採購階段OK)

交期逼近要追進口文件>進口文件拿到要報關>申請報關費用>預請貨款> (進貨前作業OK)

進貨>通知requstor到貨>等待正本文件>內部文件作業>文件歸檔 (結案)


上述步驟很多 常常忘記某個環節要處理 於是我設計了一個表格：


1.用excel做成一個橫向的表格 縱向是不同的進貨品項

上面三大程序會用雙線隔開

每個步驟的細節說明甚至可以用"註解"來做詳盡的解釋

也不影響表格的簡明閱讀效果


2.如果有跟日期相關的東西 可以運用格式化條件

"如果該日期離今天只剩N天，用藍色" 看到藍色字體會提醒自己最近要做這件事

"如果該日期超過今天(逾期未完成)，用粗體紅色" 看到紅色粗體我就會要自己跟很緊


3.然後 把這個工作表拉到右下的快捷列 方便隨時開啟

每次完成一個東西就去那個東西打個勾


4.如果是特別緊急要處理的東西 或者是要follow很緊的東西 我就把儲存格塗色

如果有不同的類別處理步驟 意外狀況 會用不同的顏色管理

(譬如說：紅色表示要緊急跟催 綠色表示這個案子卡在某一個步驟)


5.即使有時候會跳過A步驟直接先做B步驟 但是A步驟不能不做

下次在登錄其他資料的時候 發現那邊有個空格 就會記得要去完成它

同時 也是在登錄別的資料的時候

會發現 "咦 今天發現某件事情的顏色被註記起來了" 所以會想起來該去做這件事情

或者時時看到紅色格子卡在那邊 "喔耶 又想起來了 趕快去follow這件事"



簡單範例如下：
(幾天後)
報 客戶 確認 打 送交 追蹤
　價 回應 圖樣 樣 客戶 樣品 ............

A案 Ｖ　　Ｖ Ｖ　　Ｖ　　Ｖ　 6/3

B案　Ｖ　　Ｘ

C案　Ｖ　　Ｖ ■

D案 Ｖ　　Ｖ　　Ｖ　　Ｖ　　Ｖ　　■


這樣可以很清楚的看到

A案目前的進度是到6/3的時候 要記得打電話問他們結果

B案報價太貴了 客戶不想做(註解說明原因，留下日期)

C案客戶的GY經理不肯給我們簽圖樣

D案客戶很有興趣 這個案子要跟緊一點

還有 可以根據不同的產品類別作頁簽分類哦

而且如果公司有專案進度會議的話 這個表格也可以馬上列印下來做簡報


其實還有很多特別的做法可以根據自己的需求去設計這個表格

(譬如說可以在案件後面放超聯結 可以看到相關文件/圖檔/規格表)

一開始可能會常常忘記去登錄自己做的進度

不過 如果用習慣 覺得好用的話....自然就會很順手^^

像我自己的使用習慣 大部分資料都會即時登錄

(因為就在快捷列 點了就開 打了勾就可以存檔關掉 五秒完成)

有時候是別人幫我完成 口頭跟我說的 所以我自己當下沒有去打勾

但是每週 我會撥一個時間

逐一檢視每筆資料 去做一個進度的整理

也可以條列出自己當週的重要事項


我帶我們家新手的時候 是直接把這個表格丟給她

一些新手不懂的流程 她也很快就懂得follow或跟進下個步驟

結果我的GY主管說這表格很爛....我一氣之下就刪掉了

新人說很可惜XD 所以我想對新人來說應該是好用的:P



以上落落長 希望有幫助哦^^

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