開口合約履約管理 - 公職

各位先進大家好
關於履約管理想跟大家討教

由於我們單位開口合約眾多
每月結帳案子高達20-30件
而每件月結案都要製作本月叫貨的明細表(由廠商自己製作)

我於去年12月報到，接近關帳
那時幫忙核對這些明細表與契約規格、單價是否相符，真的是要瘋了
一個案件要核對好久，而且每一個廠商的格式都不相同
如果廠商製作的明細表沒出錯那就好，案子往下一關送
但是廠商如果做錯(很常發生)，就是退回修正
修正完又必須核對一次
一來一往相當費時費力，沒有效率可言

今年開始由我接管
我講求效率，同樣的案件不希望看兩次，
所以結帳方式變成明細表我製作
然後寄給廠商核對確認
如果沒問題，用完印連同發票送過來結帳
評估其成效
1.製作表單時間比核對所需時間還少
2.製作表單單位內部先檢查一次金額，寄送給廠商再核對，等於開發票前雙重確認
3.廠商送來明細及發票後案子就直接往下一關送，不用堆在我這裡
目前執行起來沒甚麼太大問題，廠商也欣然接受，但就是一個前輩看不過去

他的論點認為
1.廠商都不用自己來對帳了 (我做的明細不就是對帳用嗎?)
2.明細表錯誤，廠商也沒核對，按價開發票事後若有金額上的差距單位要負責
(給明細讓廠商核對了，發票也自己開的，怪機關?)
3.這也是我的爆點，說我 圖利廠商！(這到底哪裡圖利?為什麼不是服務廠商?)

今天他跟廠商說要廠商自己做，大家都要分攤
今天他跟同事們說我假會，根本圖利廠商
我氣炸了，是我的問題嗎?
我讓案件滾得快，錯了嗎?
我也可以照舊，讓四月結帳的案子到六月還沒跑完，還請廠商不要開發票
到時候再來說管理不佳，執行進度落後......

唉，我真的錯了嗎?
真的該由廠商製作，然後我們當老媽子在後面催催催嗎?

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